Atrybuty są przewidzianym sposobem dołożenia informacji, których nie ma w standardzie. Dobrze użyte zastępują część dodatków.
Gdzie można je dodać
Przy towarach, kontrahentach, dokumentach i pozycjach. Zakres jest szeroki i pozwala odwzorować sporo potrzeb bez ingerencji w system.
Wybór miejsca nie jest obojętny. Informacja opisująca towar niezmiennie należy do kartoteki towaru. Informacja zmieniająca się przy każdej transakcji należy do dokumentu albo pozycji. Zapisana w złym miejscu albo się nadpisuje, albo trzeba ją powtarzać przy każdym dokumencie.
Typy
Tekst, liczba, data, lista wyboru. Lista wyboru jest niemal zawsze lepsza od tekstu — dane pozostają porównywalne.
Powód jest prozaiczny. Pole tekstowe wypełniane przez kilka osób daje po roku kilkanaście zapisów tej samej wartości: z wielkiej litery, z małej, ze skrótem, z literówką. Zestawienie po takim polu trzeba potem ręcznie sklejać. Lista wyboru pilnuje tego z góry, kosztem chwili na ustalenie wartości.
Zastosowania
- parametry techniczne do sklepu,
- oznaczenia dla integracji,
- dane wymagane przez odbiorcę,
- klasyfikacje własne do analiz,
- informacje serwisowe i gwarancyjne.
Wykorzystanie
Atrybut ma sens, gdy trafia do wydruku, integracji albo zestawienia. Wypełniany bez odbiorcy jest wyłącznie pracą.
Dlatego projektowanie zaczyna się od końca: najpierw wiadomo, gdzie ta informacja ma się pojawić, dopiero potem powstaje pole. Najczęstszy odbiorca to własny szablon dokumentu albo zestawienie poza standardem. Jeśli nie da się wskazać żadnego z nich, pole nie powinno powstać.
Wypełnianie
Atrybut nieobowiązkowy pozostaje pusty przy połowie kartotek. Jeśli jest istotny, musi być wymagany.
Wymagalność ma jednak koszt: spowalnia zakładanie kartoteki i bywa obchodzona wpisaniem czegokolwiek. Dlatego pól obowiązkowych powinno być mało, a każde z nich musi mieć jasne uzasadnienie, które da się powtórzyć osobie wprowadzającej dane. Pole, którego nikt nie potrafi wytłumaczyć, będzie wypełniane byle jak.
Osobna sprawa to dane historyczne. Nowe pole nie wypełnia się wstecz — kartoteki założone wcześniej zostają puste. Trzeba z góry rozstrzygnąć, czy uzupełnia się je masowo, czy zestawienia oparte na tym polu obejmują wyłącznie okres od wdrożenia.
Wydajność
Analizy oparte na dużej liczbie atrybutów bywają wolne. Przy zestawieniach masowych warto to sprawdzić przed wdrożeniem.
Sprawdzenie polega na uruchomieniu docelowego zestawienia na kopii danych o realnej wielkości, nie na kilkunastu przykładowych kartotekach. Różnica bywa duża i widać ją dopiero przy pełnym zbiorze.
Przy zmianie systemu
Atrybuty to zwykle najcenniejsza własna wiedza firmy zapisana w systemie, a jednocześnie element, którego narzędzia standardowe nie obejmują. Przy przenoszeniu danych między systemami wymagają osobnego planu, inaczej zostają w starej bazie.
Kiedy atrybut nie wystarczy
Gdy informacja ma własną strukturę: kilka wierszy, daty ważności, historię zmian. Wtedy próba upchnięcia jej w pole tekstowe kończy się zapisem, którego nie da się przeszukać. To moment na osobny mechanizm, nie na kolejne pole.
