Biuro prowadzi kilkadziesiąt niezależnych baz. Każda operacja wykonywana ręcznie mnoży się przez tę liczbę.
Przełączanie kontekstu
Główne źródło pomyłek. Dokument zaksięgowany u niewłaściwego klienta jest błędem trudnym do wykrycia, bo nigdzie nie wygląda na błąd. W bazie, do której trafił, po prostu jest, a w bazie, do której miał trafić, po prostu go nie ma. Wychodzi zwykle dopiero przy uzgodnieniach albo przy kontroli kompletności. Zabezpieczenia są proste i warto je mieć: wyraźne oznaczenie aktywnej bazy, ostrzeżenie przy zmianie klienta w trakcie wprowadzania, powiązanie skanu z klientem już na etapie przyjęcia dokumentu.
Spójne ustawienia
Plany kont, schematy, wzorce dokumentów, definicje rejestrów. Utrzymywane centralnie i powielane na bazy, nie ustawiane osobno w każdej. Ustawiane osobno rozjeżdżają się w sposób, którego nikt nie zauważa aż do momentu, gdy ten sam dokument u dwóch klientów zostanie potraktowany inaczej. To ten sam problem, który opisuje tekst o dekretacji i schematach księgowych.
Aktualizacje
Zmiana przepisów albo zmiana ustawienia wymaga przejścia przez wszystkie bazy. Wykonywana ręcznie zajmuje osobny blok pracy i zostawia pominięcia, bo nikt nie prowadzi zapisu, która baza została już poprawiona. Minimum to lista baz z odhaczaniem. Lepszy jest mechanizm powielający ustawienie i zgłaszający, gdzie się nie udało. Warunkiem jest możliwość automatycznego dostępu do bazy, co warto sprawdzić przed wyborem narzędzi, a nie po nim.
Kopie zapasowe
Wszystkich baz, codziennie, poza serwerem biura, ze sprawdzonym odtworzeniem. Utrata bazy klienta jest sytuacją bez wyjścia, bo danych nie da się odtworzyć z dokumentów bez powtórzenia całej pracy. Sprawdzone odtworzenie znaczy tyle, że ktoś realnie odtworzył kopię na osobnym środowisku i zobaczył, że baza się otwiera. Kopia, której nigdy nie odtwarzano, jest założeniem, nie zabezpieczeniem.
Zestawienia zbiorcze
Stan rozliczeń wszystkich klientów w jednym widoku: kto dostarczył dokumenty, kto ma braki, kto jest zamknięty, gdzie kontrole coś zgłosiły. Bez tego sprawdzenie postępu wymaga otwierania każdej bazy po kolei, co samo w sobie jest pracą i dlatego nikt nie robi tego regularnie. Widok zbiorczy zmienia sposób prowadzenia zamknięcia miesiąca bardziej niż jakiekolwiek usprawnienie wewnątrz pojedynczej bazy.
Zamykanie współpracy
Przekazanie danych klientowi w formie nadającej się do dalszego użycia, a nie w postaci wydruków. Warto przewidzieć to w umowie i sprawdzić wcześniej, co narzędzia biura potrafią wyeksportować. To samo pytanie warto zadać przy doborze narzędzi biura rachunkowego, bo po wdrożeniu odpowiedź bywa już nie do zmiany.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku bazach ręczne powielanie ustawień jest szybsze niż budowanie mechanizmu. Granica przebiega tam, gdzie czas wykonania operacji na wszystkich bazach zaczyna przekraczać czas potrzebny na opisanie jej raz.
