Kadry i płace są obszarem o najwyższej wrażliwości danych i najbardziej sztywnych terminach.
Dane wejściowe od klienta
Nieobecności, nadgodziny, zmiany warunków zatrudnienia, nowe osoby i odejścia. Przekazywane w ustalonej formie i w ustalonym terminie, inaczej naliczanie się opóźnia i przesuwa wszystko, co po nim następuje. Największy zysk daje tu narzucenie formy: jeden formularz albo jedno zestawienie zamiast wiadomości opisujących zmiany zdaniami. Dane w stałym układzie da się wczytać, dane opisane słowami trzeba przeczytać i przepisać.
Terminy
Wypłata, składki, zaliczki, sprawozdania. Nieprzesuwalne i powtarzalne w każdym okresie. Zestaw dat zależy od tego, jak klient zatrudnia i rozlicza, więc ustala go osoba prowadząca kadry, a nie narzędzie. Zadaniem automatu jest pilnowanie raz ustalonego kalendarza, przypominanie o brakujących danych i zapisywanie, co i kiedy zostało wysłane, czyli to samo, co opisuje tekst o terminach i obowiązkach.
Dokumenty pracownicze
Umowy, aneksy, świadectwa, zaświadczenia. Powtarzalne co do formy, więc dobrze poddają się przygotowaniu automatycznemu: dane wstawiane z kartoteki do wzorca, dokument gotowy do sprawdzenia i podpisu. Treść wzorca i jego zgodność z przepisami to rzecz do ustalenia z osobą prowadzącą kadry albo z prawnikiem. Narzędzie wypełnia i pilnuje kompletu, nie ocenia, czy zapis jest dopuszczalny.
Dane osobowe
Kartoteka kadrowa zawiera dane szczególnie chronione. Zakres dostępu w biurze musi być ograniczony do osób prowadzących kadry, a nie ustawiony domyślnie dla wszystkich. Dotyczy to również każdego narzędzia dokładanego wokół programu kadrowego: kopii plików, skrzynek pocztowych, miejsc na skany. Szerzej o tym w tekście o wymogach prawnych i ochronie danych.
Kontrole, które warto uruchamiać
Zgodność liczby zatrudnionych ze zgłoszeniami, wynagrodzenie odbiegające od poprzedniego okresu bez znanej przyczyny, brakujące nieobecności przy osobie, która zwykle je zgłasza, umowa kończąca się bez aneksu. To kontrole zestawiające dane, nie oceniające ich. Wynik jest sygnałem do sprawdzenia, a czy sytuacja jest prawidłowa, rozstrzyga osoba prowadząca kadry.
Komunikacja z pracownikami klienta
Zaświadczenia, paski, informacje o wykorzystanym urlopie. To pytania, które w wielu biurach trafiają wprost do księgowej, choć odpowiedź istnieje już w systemie i nie wymaga niczyjej decyzji. Udostępnienie ich w samoobsłudze zdejmuje z biura pracę rozproszoną, trudną do policzenia i przychodzącą zawsze poza kolejnością. Rolę tę może pełnić portal dla klientów biura, o ile zakres dostępu jest osobno ustawiony dla pracownika i dla właściciela firmy.
Kiedy automatyzacja tu nie ma sensu
Przy kliencie zatrudniającym kilka osób o niezmiennych warunkach naliczenie zajmuje mniej czasu niż utrzymanie dodatkowego mechanizmu. Automatyzacja kadr zaczyna się opłacać przy zmienności: rotacji, umowach terminowych, zmiennych składnikach wynagrodzenia, pracy zmianowej. Wtedy praca polega nie na samym naliczeniu, tylko na zebraniu danych wejściowych, a to zbieranie da się uporządkować.
