Dokumenty przychodzą pocztą, w segregatorze, zdjęciem telefonem i przez portal. Ujednolicenie tego jest pierwszym krokiem do usprawnienia.
Jeden kanał, wskazany i egzekwowany
Dokumenty przysyłane różnymi drogami trzeba najpierw scalić, a scalanie nie wnosi nic poza pracą. Jeden kanał oznacza jedno miejsce, w którym widać komplet: co przyszło, kiedy i od kogo. Wskazanie kanału nie wystarczy. Trzeba go egzekwować, czyli konsekwentnie odsyłać do niego dokumenty przysłane inną drogą. Najczęściej tę rolę pełni portal dla klientów biura, ale wystarczy też jeden adres skrzynki, jeśli reguła jest trzymana.
Termin dostarczenia i przypomnienia
Termin ustalony w umowie i przypominany automatycznie. Bez tego spiętrzenie zawsze wypada tuż przed rozliczeniem. Przypomnienie działa wtedy, gdy wychodzi zanim zrobi się późno, i gdy mówi konkretnie, czego brakuje. Ogólna prośba o dokumenty daje słabszy odzew niż lista pozycji, których biuro oczekuje.
Jakość tego, co przychodzi
Zdjęcie faktury zrobione pod kątem, z cieniem albo z uciętym rogiem wymaga poprawiania przed odczytem. Krótka instrukcja dla klienta — cały dokument w kadrze, równo, przy dobrym świetle, jeden dokument na plik — zdejmuje z biura pracę, której inaczej nikt nie policzy. To samo dotyczy nazewnictwa plików i tego, żeby skan wielostronicowy przychodził jako jeden plik, a nie jako luźne strony. Od tego zależy potem skuteczność odczytu faktur kosztowych.
Potwierdzenie przyjęcia i rejestr wpływu
Potwierdzenie wysyłane automatycznie, z liczbą przyjętych dokumentów, usuwa najczęstsze pytanie: czy dotarło. Przy okazji powstaje rejestr wpływu, czyli zapis, co i kiedy przyszło. Dokumenty spóźnione rejestruje się osobno, z datą wpływu. To podstawa rozmowy o tym, po czyjej stronie powstało opóźnienie i kto odpowiada za ewentualną korektę. Sam wpis niczego nie rozstrzyga, bo ocena skutków należy do księgowej, ale bez niego rozmowa opiera się wyłącznie na pamięci.
Co przy tym łatwo przeoczyć
Duplikaty: ten sam dokument przysłany dwa razy, raz zdjęciem i raz skanem. Warto wykrywać je po numerze i wystawcy, zanim trafią do księgowania. Dokumenty nieczytelne odkładane na potem powinny wracać do klienta od razu, a nie na koniec okresu. Zostają jeszcze dokumenty, które w ogóle nie przyszły — ich wykrycie to zadanie dla kontroli kompletności dokumentów.
Kiedy porządkowanie kanału nie zwróci się
Przy kliencie, który dostarcza niewiele dokumentów i robi to regularnie, budowanie osobnego obiegu jest pracą bez efektu. Podobnie tam, gdzie klient prowadzi własny system i może przekazywać dane bezpośrednio. Wtedy zamiast kanału na skany warto od razu ustawić wymianę danych. Klient dostarczający elektronicznie oszczędza pracy obu stronom i warto to premiować w warunkach współpracy, a nie tylko zalecać w rozmowie.
