Większość dokumentów w biurze księguje się według stałego wzorca. Wyjątki są nieliczne i to one wymagają uwagi księgowego.
Schematy dekretacji
Schemat opisuje, co ma się stać z dokumentem określonego rodzaju: jakie konta, jakie rejestry, jaki podział. Dobrze przygotowany schemat pokrywa przypadki powtarzalne, a praca sprowadza się do obsługi tego, co się w nim nie mieści. Schematy trzyma się centralnie i powiela na bazy klientów, zamiast ustawiać osobno w każdej. Inaczej te same reguły rozjeżdżają się między klientami — opisuje to tekst o pracy na wielu klientach i wielu bazach.
Wzorce na kontrahenta
Ten sam dostawca zwykle księgowany jest tak samo. Zapamiętanie poprzedniej dekretacji dla danego kontrahenta i rodzaju dokumentu daje propozycję bez żadnego rozpoznawania treści — wystarczy historia. To najprostszy możliwy mechanizm i zwykle pierwszy, który warto uruchomić. Działa dopiero wtedy, gdy kontrahent jest rozpoznawany jednoznacznie, czyli po numerze identyfikacji podatkowej, o czym mowa przy odczycie faktur kosztowych.
Rozpoznawanie rodzaju kosztu
Na podstawie treści dokumentu i historii tego klienta. Wynikiem jest propozycja do zatwierdzenia, nie rozstrzygnięcie. Różnica jest istotna. Propozycja pokazana księgowej skraca pracę, propozycja zaksięgowana bez sprawdzenia przenosi błąd dalej, aż do rozliczenia i deklaracji.
Propozycja powinna mieć widoczne uzasadnienie: na jakiej podstawie powstała, czy z historii kontrahenta, czy z treści dokumentu. Bez tego księgowa sprawdza ją od zera i cały zysk znika. Wygodnie jest też pokazać obok listę podobnych dokumentów z poprzednich okresów, żeby jedno spojrzenie wystarczyło do potwierdzenia albo odrzucenia.
Gdzie kończy się automat
Kwalifikacja podatkowa, podział kosztu między okresy albo między rodzaje działalności, rozliczenia międzyokresowe, dokumenty nietypowe. To decyzje oparte na przepisach i na znajomości sytuacji klienta. Automat może zebrać materiał: podobne dokumenty z przeszłości, sposób ich potraktowania, powiązane zapisy. Rozstrzygnięcie należy do księgowej. Przy rozliczeniach podatkowych to nie jest kwestia ostrożności, tylko odpowiedzialności — podpisuje je człowiek i to on odpowiada za treść.
Uczenie się z poprawek
Zmiany wprowadzane przez księgowego są najlepszym materiałem do poprawy wzorców. Warto je zapisywać: co automat zaproponował, co człowiek zmienił i przy jakim dokumencie. Po kilku okresach widać, gdzie schemat jest zbyt wąski, a gdzie w ogóle go brakuje. Bez tego zapisu te same poprawki wracają w kółko, bo nikt nie widzi wzoru.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kliencie z niewielką liczbą dokumentów i prostym układem kosztów schemat da się utrzymać w programie księgowym bez żadnej dodatkowej warstwy. Automatyzacja dekretacji ma sens dopiero wtedy, gdy wcześniejsze etapy są uporządkowane: dokumenty przychodzą jednym kanałem i są poprawnie odczytane. Uruchamiana wcześniej dokłada pracy, bo propozycje budowane na niepewnych danych trzeba sprawdzać dokładniej, niż zajęłoby wprowadzenie ich ręcznie.
