Zamówienia przedsprzedażowe
Przedsprzedaż pozwala sprzedawać, zanim towar dotrze. Wprowadza jednak zamówienia, które nie mogą trafić do zwykłej kolejki realizacji, bo zablokowałyby ją na tygodnie.
Osobny status od początku
Zamówienie przedsprzedażowe musi być rozpoznawalne w systemie, żeby nie trafiało do kompletacji i nie generowało alarmów o braku towaru. Rozdzielenie strumieni jest warunkiem, nie udogodnieniem.
Oznaczenie powinno powstawać przy pobraniu zamówienia, na podstawie cechy towaru albo osobnej oferty, a nie być nadawane ręcznie później. Zamówienie, które choćby na chwilę trafi do zwykłej kolejki realizacji, zdąży wygenerować dokumenty i alarmy, które potem trzeba wycofywać.
Termin i jego zmiany
Deklarowana data dostępności bywa przesuwana przez dostawcę. System powinien pozwalać ją zmienić w jednym miejscu i automatycznie powiadomić wszystkich klientów, których to dotyczy.
Data powinna być powiązana z towarem, a nie wpisywana w każde zamówienie osobno. Przy dziesiątkach zamówień na ten sam produkt ręczna aktualizacja jest niewykonalna, a rozbieżne terminy w różnych zamówieniach kończą się reklamacjami trudnymi do rozstrzygnięcia.
Płatność z góry
Środki pobrane przed wydaniem towaru to zaliczka, a nie zapłata za dostarczony towar. Rozliczenie ma inny przebieg i wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego.
To rozstrzygnięcie księgowe i musi zapaść przed uruchomieniem przedsprzedaży. Automat odwzoruje ustaloną regułę — powiąże wpłatę ze statusem zamówienia i przypilnuje kolejności dokumentów — ale nie zdecyduje za księgowość, jak zaliczkę ująć.
Zamówienia mieszane
Najtrudniejszy przypadek: część pozycji dostępna od ręki, część w przedsprzedaży. Trzeba rozstrzygnąć, czy całość czeka, czy dzielimy na dwie wysyłki — i kto ponosi koszt drugiej przesyłki.
Najprościej nie dopuszczać do takich zamówień w ogóle: pozycje przedsprzedażowe kupuje się osobno. Rozwiązanie jest tępe, ale przewidywalne i tanie w utrzymaniu. Jeśli sklep na to nie pozwala, reguła podziału musi być taka sama jak przy zwykłych brakach magazynowych, żeby magazyn nie uczył się dwóch procedur.
Kolejność przydziału po dostawie
Gdy przyjdzie mniej towaru, niż sprzedano, potrzebna jest jednoznaczna reguła: kolejność złożenia zamówień. Ustalona z góry i widoczna, oszczędza tłumaczeń.
Przydział powinien odbywać się automatycznie w chwili przyjęcia dostawy, razem z przeniesieniem zamówień do zwykłej kolejki. Ręczne rozdzielanie przy większej liczbie zamówień trwa dłużej niż samo skompletowanie paczek.
Osobno trzeba obsłużyć zamówienia, dla których towaru zabrakło mimo kolejki. Klient czekał najdłużej i dostaje najgorszą wiadomość, więc informacja powinna wyjść od razu po przydziale, razem z propozycją: dalsze oczekiwanie albo zwrot środków.
Kiedy przedsprzedaż jest złym pomysłem
Przy dostawach o niepewnym terminie przedsprzedaż zamienia się w generator pytań i rezygnacji. Ma sens tam, gdzie termin jest znany i dotrzymywany, a towar jest na tyle poszukiwany, że klienci są gotowi poczekać. Przy jednym czy dwóch produktach prościej zbierać zapisy na powiadomienie o dostępności niż uruchamiać osobny tryb sprzedaży.
