Termin w biurze rachunkowym nie jest ustaleniem wewnętrznym. Jego przekroczenie ma skutki dla klienta i dla biura.
Kalendarz obowiązków osobny dla klienta
Zakres i częstotliwość obowiązków wynikają z formy działalności klienta i ze sposobu, w jaki się rozlicza. Wspólny kalendarz dla wszystkich nie działa, bo dwie firmy obsługiwane przez to samo biuro mogą mieć zupełnie inny zestaw dat. Kalendarz buduje się więc na kliencie, a nie na miesiącu. Który obowiązek dotyczy którego klienta i w jakim terminie, rozstrzyga księgowa na podstawie przepisów. Zadaniem narzędzia jest pilnowanie raz ustalonego kalendarza i przypominanie o nim, nie interpretowanie regulacji.
Termin biura zależy od dokumentów klienta
Biuro nie rozliczy czegoś, czego nie dostało. Dlatego przypomnienia do klientów są częścią pilnowania terminów, a nie uprzejmością. Przypomnienie działa wtedy, gdy wychodzi z wyprzedzeniem i mówi konkretnie, czego brakuje. Jego skuteczność zależy od tego, czy biuro ma uporządkowany obieg dokumentów od klientów. Bez rejestru wpływu nie wiadomo przecież, czego dokładnie brakuje.
Wczesne ostrzeganie
Najbardziej przydatne zestawienie w okresie rozliczeń to lista klientów bez kompletu dokumentów, uszeregowana według tego, jak blisko jest ich termin. Buduje się je automatycznie i przegląda regularnie. Takie zestawienie zamienia pracę reaktywną, w której ktoś przypomina sobie o kliencie, na pracę z listy. Materiał do niego dostarcza kontrola kompletności dokumentów.
Obowiązki jednorazowe
Zmiany formy opodatkowania, zgłoszenia, sprawozdania roczne, obowiązki wynikające ze zdarzeń u klienta. Łatwe do przeoczenia właśnie dlatego, że nie powtarzają się co miesiąc i nie mają swojego miejsca w rutynie. Takie pozycje warto zakładać w kalendarzu od razu, gdy księgowa je zidentyfikuje, razem z zapisem, skąd wynikają i kto ma je wykonać.
Zapis wykonania
Kto wysłał, kiedy, co dokładnie i z jakim potwierdzeniem. Przy sporze to jedyny dowód, a przy urlopie albo zmianie osoby prowadzącej — jedyne źródło wiedzy o stanie sprawy. Zapis powinien powstawać sam, przy wykonaniu czynności, a nie być osobnym obowiązkiem do odhaczenia. Obowiązek pamiętania o dokumentowaniu ginie pierwszy w okresie spiętrzenia.
Podział odpowiedzialności
Odpowiedzialność za przekroczenie terminu bywa dzielona między biuro a klienta i zależy od tego, kiedy dokumenty wpłynęły. Rejestr dat wpływu rozstrzyga tę rozmowę, o ile jest prowadzony konsekwentnie od początku współpracy, a nie zakładany po pierwszym sporze. Ocena, jakie skutki niesie konkretne spóźnienie, należy do księgowej i do zapisów umowy. Narzędzie dostarcza faktów: co przyszło, kiedy i co z tym zrobiono.
Kiedy osobne narzędzie nie ma sensu
Przy kilku klientach o zbliżonym profilu kalendarz mieści się w zwykłym terminarzu, a utrzymanie osobnego rozwiązania kosztuje więcej, niż daje. Zaczyna się opłacać wtedy, gdy zestawy obowiązków różnią się między klientami, a ich liczba przekracza to, co ktokolwiek jest w stanie objąć pamięcią.
