Dokument wystawiony w platformie i dokument w systemie firmowym to dwie różne rzeczy. Pomylenie ich kończy się problemem przy rozliczeniu.
Gdzie powstaje dokument
Rozstrzygnięcie podstawowe. Jeśli w systemie firmowym, platforma tylko go zamawia. Jeśli w platformie, musi trafić do ewidencji firmy. Trzeciej możliwości nie ma, a próba prowadzenia obu ścieżek równolegle kończy się dokumentami wystawionymi dwa razy albo wcale. Decyzję warto podjąć razem z księgowością, przed konfiguracją, a nie po pierwszym zamkniętym miesiącu.
Numeracja
Jedna, ciągła, pochodząca z systemu prowadzącego ewidencję. Dwie niezależne numeracje to problem przy pierwszej kontroli. Trudność pojawia się przy dokumentach wystawianych równolegle przez kilka osób i przez automat — numer musi być nadawany w jednym miejscu, inaczej powstają luki albo powtórzenia. Powiązanie obu stron opisuje integracja z systemem magazynowym.
Paragon czy faktura
Wybór klienta musi być znany przed wystawieniem. Zmiana po fakcie wymaga korekty, a przy paragonie bywa niemożliwa. Kanały przekazują tę informację w różny sposób, a część nie przekazuje jej wcale — wtedy trzeba zapytać klienta albo przyjąć regułę domyślną i konsekwentnie ją stosować. Zamówienia od firm rozpoznaje się po numerze identyfikacji podatkowej, jeśli kanał go udostępnia.
Sprzedaż zagraniczna
Inne stawki i inne wymogi. Zamówienia zagraniczne warto wyłączyć z automatu, dopóki reguły nie zostaną sprawdzone. Znaczenie ma kraj odbiorcy, status nabywcy i to, czy sprzedaż przekracza progi obowiązujące dla sprzedaży wysyłkowej. To pytania do księgowości, nie do konfiguracji — narzędzie wykona regułę, którą mu się poda, także błędną.
Wysyłka dokumentu
Automatyczna do klienta po wystawieniu. Zdejmuje najczęstsze zapytanie do obsługi. Warto ustalić, czy dokument idzie osobną wiadomością, czy razem z informacją o nadaniu — druga opcja oznacza jedną wiadomość mniej i mniej okazji do pomyłki w adresie.
Korekty
Zwroty i reklamacje wymagają dokumentów korygujących powiązanych z pierwotnymi. Przy sprzedaży wielokanałowej to osobny, regularny strumień pracy, opisany szerzej w tekście o zwrotach i reklamacjach. Korekta wystawiona bez powiązania jest widoczna dopiero przy zamknięciu okresu, gdy nikt już nie pamięta, czego dotyczyła.
Uzgadnianie
Liczba zamówień, dokumentów i wpłat porównywana codziennie. Przy wielu kanałach to jedyny sposób utrzymania porządku. Zestawienie musi być krótkie: trzy liczby i różnica. Jeśli codzienna kontrola wymaga otwierania kilku paneli, przestanie być wykonywana w drugim tygodniu. Miesięczne porównanie z ewidencją opisują raporty i rozliczenia.
Typowe pułapki
Dokument wystawiony do zamówienia, które klient anulował godzinę później. Dokument wystawiony dwa razy, bo reguła zadziałała przy dwóch różnych zdarzeniach. Zamówienie z odbiorem osobistym rozliczone tak jak wysyłkowe. Każdy z tych przypadków wychodzi na jaw dopiero przy zamknięciu okresu, gdy poprawka kosztuje więcej niż wtedy, gdy powstała. Dlatego automat wystawiający dokumenty uruchamia się na końcu wdrożenia, po sprawdzeniu wszystkiego wcześniejszego.
