Sposób wymiany danych rozstrzyga, czy system jest centrum firmy, czy miejscem, do którego wszystko trzeba przepisywać ręcznie.
Pliki wymiany
Najprostsza i najlepiej obsługiwana droga. Wystarcza przy wymianie cyklicznej i większych porcjach danych.
Zaleta plików jest niedoceniana: zostaje ślad. Po tygodniu można wrócić do konkretnej porcji i sprawdzić, co dokładnie zostało przekazane. Przy wymianie natychmiastowej takiego śladu zwykle nie ma, chyba że ktoś świadomie go zaprojektuje.
Mechanizmy producenta
Pozwalają działać zgodnie z logiką systemu. Właściwa droga wszędzie tam, gdzie powstają dokumenty.
Różnica wobec pracy na bazie jest zasadnicza. Dokument utworzony przez mechanizm systemu przechodzi te same kontrole co dokument wystawiony ręcznie: sprawdzenie stanu, wyliczenie ceny, numerację, powiązania z rozrachunkami. Dane wpisane z boku żadnej z tych rzeczy nie uruchamiają.
Odczyt bazy
Do raportów i kontroli. Wyłącznie do odczytu, na osobnym koncie o ograniczonych uprawnieniach.
To wygodna droga do zestawień i do sprawdzania jakości danych, ale ma swoje warunki. Szerzej opisuje je tekst o dostępie do bazy danych. Najważniejszy z nich: konto używane przez integrację nigdy nie powinno być kontem administracyjnym.
Dobór metody
Wymiana raz dziennie dużym plikiem to inne zadanie niż aktualizacja stanu po każdej sprzedaży. Metoda musi odpowiadać częstotliwości.
Przy doborze warto odpowiedzieć na trzy pytania. Jak szybko druga strona musi zobaczyć zmianę. Ile pozycji przechodzi w jednym przebiegu. Co się stanie, gdy przebieg się nie wykona — czy ktoś to zauważy tego samego dnia, czy dopiero po tygodniu. Odpowiedzi wyznaczają rozwiązanie lepiej niż porównanie możliwości technicznych.
Kontrola kompletności
Liczba pozycji przekazanych i przyjętych, porównywana po każdej wymianie. Ubytki inaczej pozostają niewidoczne.
Sama liczba to minimum. Przy danych finansowych warto porównywać także sumy wartości, bo zgodna liczba rekordów nie wyklucza przekłamania kwot. Porównanie powinno być zapisywane, żeby dało się wrócić do dnia, w którym rozjazd się zaczął.
Obsługa błędów
Odrzucone rekordy odkładane z opisem przyczyny. Cicha utrata części danych jest gorsza niż zatrzymanie wymiany.
Do tego potrzebne jest powiadomienie kierowane do konkretnej osoby, a nie do wspólnej skrzynki, której nikt nie czyta. Wymiana, która przestała działać i nie zgłosiła tego, jest najgorszym możliwym stanem — dane wyglądają na aktualne, a nie są.
Powtarzalność i granice
Każdy przebieg musi dać się bezpiecznie ponowić. Ta zasada dotyczy zarówno przekazywania danych na zewnątrz, jak i wczytywania danych do systemu. Bez niej jedyną reakcją na przerwaną wymianę jest ręczne sprawdzanie, co zdążyło przejść.
Wymiana nie ma sensu wszędzie. Przy kilku dokumentach dziennie ręczne wprowadzenie bywa tańsze niż utrzymanie mechanizmu, który trzeba sprawdzać po każdej aktualizacji. Rachunek zmienia się przy stałym ruchu — na przykład przy integracji ze sklepem internetowym, gdzie liczba przekazań rośnie codziennie niezależnie od decyzji firmy.
