Pola dodatkowe są najtańszym sposobem dostosowania systemu. Wymagają jednak decyzji, do czego posłużą, zanim zaczną być wypełniane.
Gdzie są dostępne
Przy kartotekach towarowych, kontrahentach i dokumentach. Zakres wystarcza do większości potrzeb informacyjnych.
Wybór miejsca ma znaczenie praktyczne. Informacja opisująca towar zawsze tak samo należy do kartoteki. Informacja zmienna dla każdej transakcji należy do dokumentu. Pomyłka w tym miejscu kończy się przepisywaniem tej samej wartości przy każdej sprzedaży.
Typowe zastosowania
- parametry techniczne przekazywane do sklepu,
- indeksy dostawców,
- oznaczenia grup własnych do analiz,
- informacje gwarancyjne,
- dane wymagane przez konkretnego odbiorcę.
Najczęściej sprawdza się indeks dostawcy. Pozwala rozpoznać pozycję w cenniku przysłanym przez producenta bez porównywania nazw, a nazwy są w tej roli zawodne. Podobnie działa oznaczenie grupy własnej — takiej, która odpowiada podziałowi handlowemu w firmie, a nie podziałowi wynikającemu z asortymentu dostawców.
Słownik zamiast tekstu
Pole tekstowe wypełniane dowolnie staje się bezużyteczne w ciągu roku. Lista wyboru zachowuje porównywalność danych.
Mechanizm psucia się jest zawsze ten sam. Trzy osoby wpisują tę samą wartość na trzy sposoby, ktoś dodaje spację, ktoś skrót, ktoś wielką literę. Po roku zestawienie pokazuje kilkanaście grup zamiast czterech i nikt nie potrafi ich scalić bez ręcznego przeglądu całej kartoteki.
Wypełnianie
Pole istotne musi być wymagane. Nieobowiązkowe pozostaje puste przy połowie kartotek i nie nadaje się do analiz.
Warto też ustalić moment wypełniania. Najtaniej jest uzupełnić pole przy zakładaniu kartoteki, gdy osoba i tak ma przed sobą dokument dostawcy. Uzupełnianie wstecz, po kilku tysiącach pozycji, jest osobnym projektem i zwykle nie dochodzi do skutku.
Wykorzystanie
W wydruku, integracji albo zestawieniu. Bez odbiorcy pole jest wyłącznie pracą przy wprowadzaniu.
To jest test, który warto przeprowadzić przed założeniem pola: wskaż konkretne miejsce, w którym ta informacja się pojawi. Może to być własny szablon wydruku, przekazanie do sklepu albo zestawienie przygotowane pod firmę. Jeżeli nie da się wskazać takiego miejsca, pole jest na razie zbędne.
Migracja
Dane z pól dodatkowych wymagają osobnego planu przy zmianie systemu. Narzędzia standardowe ich nie obejmują.
Paradoks polega na tym, że to często najcenniejsza część zbioru — bo powstała z wiedzy firmy, a nie z faktur. Przy zmianie systemu ginie najczęściej, właśnie dlatego, że nikt nie ujmuje jej w zakresie. Warto trzymać spis pól wraz z opisem, co dane pole oznacza.
Granice tego rozwiązania
Pole dodatkowe przechowuje informację, ale nie wprowadza reguły. Nie policzy się samo, nie zablokuje sprzedaży, nie wymusi obiegu akceptacji. Jeżeli potrzeba dotyczy zachowania systemu, a nie zapisu informacji, pola dodatkowe jej nie zamkną i trzeba szukać dalej. Nie warto też mnożyć pól „na wszelki wypadek” — każde z nich to dodatkowa rubryka do wypełnienia przy każdej nowej kartotece.
Rozsądny start to trzy lub cztery pola z jasno opisanym przeznaczeniem i wskazanym odbiorcą. Po kwartale widać, które są używane, a które stoją puste. Dopiero wtedy warto rozważyć kolejne.
