Integracja, która przestała działać, nie zgłasza się sama. Objawia się brakiem zamówień, co przez pół dnia wygląda jak spokojny dzień.
Cisza jako sygnał
Brak zamówień z kanału przez czas dłuższy niż typowy powinien uruchamiać alarm. To najważniejsza pojedyncza kontrola. Próg ustala się osobno dla każdego kanału i osobno dla pory dnia — w nocy cisza jest normalna, w środku dnia nie. Kontrola oparta na jednym progu dla wszystkich kanałów albo milczy za długo, albo alarmuje bez powodu i po tygodniu jest wyłączana.
Typowe przyczyny
- wygasłe uprawnienie dostępu do kanału,
- przekroczony limit zapytań,
- zmiana po stronie platformy,
- niedostępność systemu firmowego,
- zamówienie o nieobsługiwanym układzie danych.
Pierwsza pozycja jest najczęstsza i najłatwiejsza do przewidzenia. Dostępy mają termin ważności, więc warto go zapisać w kalendarzu, zamiast czekać na awarię. Limity zapytań opisuje szerzej tekst o wydajności przy dużej liczbie zamówień.
Zamówienia odrzucone
Muszą trafiać do kolejki wymagającej decyzji. Ciche pominięcie oznacza zamówienie, o którym nikt się nie dowie. Najczęściej odrzucane są zamówienia z towarem nieznanym po drugiej stronie, z nietypowym adresem albo z pozycją, której nie da się przypisać do kartoteki. Każde z nich da się obsłużyć ręcznie, o ile w ogóle jest widoczne.
Ponawianie
Automatyczne, z rosnącym odstępem. Bez tego chwilowa niedostępność kończy się utratą danych. Rosnący odstęp jest istotny: ponawianie co sekundę przy niedostępnym systemie wyczerpuje limity i przedłuża awarię. Ponawianie musi też mieć koniec — po którejś próbie sprawa idzie do człowieka, a nie w kolejne pętle.
Powiadomienia
Do osoby, nie do skrzynki ogólnej. Alarm bez adresata pozostaje bez reakcji. Warto też ograniczyć ich liczbę. Jeśli w ciągu dnia przychodzi kilkanaście powiadomień, po miesiącu nikt ich nie czyta, a to jedno ważne ginie w reszcie.
Zmiany po stronie kanału
Serwisy zmieniają swoje zasady i sposób przekazywania danych. Zwykle zapowiadają to wcześniej, ale informacja trafia na adres podany przy zakładaniu konta, którego nikt nie czyta. Warto sprawdzić, kto ma dostęp do tej skrzynki. Co robić przy podłączaniu nowego źródła zamówień, opisuje podłączenie kanałów sprzedaży.
Kontrola dzienna
Zgodność liczby zamówień w kanałach i w platformie. Pięć minut dziennie zamiast tygodnia wyjaśniania. Do tego zestawienie zamówień, przy których reguła nie zadziałała — historia ich wykonania jest opisana w tekście o automatycznych akcjach i to od niej zaczyna się każde wyjaśnianie.
Plan na awarię
Warto z góry wiedzieć, co firma robi, gdy wymiana danych stoi dłużej niż kilka godzin. Zwykle oznacza to ręczne pobranie zamówień z panelu kanału i późniejsze uzgodnienie, żeby nie trafiły do systemu dwa razy. Prosty opis takiego trybu awaryjnego, uzgodniony wcześniej, oszczędza improwizacji w najgorszym możliwym momencie — czyli w szczycie sprzedaży.
