Przepływ przekazujący dane klientów przez platformę zewnętrzną jest powierzeniem przetwarzania. Podlega tym samym regułom co każde inne.
Zakres przekazywanych danych
Tylko to, co potrzebne do zadania. Przekazywanie całego rekordu, gdy wystarczy identyfikator, mnoży ryzyko bez korzyści. Przy budowie łatwo pobrać wszystko, bo tak jest szybciej, a potem używać dwóch pól. Warto ograniczyć zakres już w zapytaniu do systemu źródłowego, a nie dopiero przy zapisie.
Dobra próba: sprawdzić, czy przepływ dałoby się wykonać na samych identyfikatorach, a treść pobierać dopiero tam, gdzie jest naprawdę potrzebna.
Historia wykonań
Platformy przechowują dane przetwarzane w przepływach. To osobny zbiór, o którym łatwo zapomnieć — powstaje sam, bez decyzji, i zawiera dokładnie te dane, które przez przepływ przechodzą. Przy danych osobowych trzeba go uwzględnić w ewidencji tak samo jak systemy źródłowe.
Okres przechowywania
Ustawiany świadomie. Domyślne wartości bywają dłuższe, niż firma zakłada. Ustawienie krótkiego okresu ma jednak koszt: przy zgłoszeniu problemu po czasie nie będzie już czego sprawdzić. Rozstrzygnięcie zależy od tego, jak długo firma realnie potrzebuje historii do wyjaśniania spraw — zależność opisuje tekst o monitorowaniu działania przepływów.
Miejsce przetwarzania
Serwery dostawcy, często poza krajem. Przy danych osobowych wymaga to sprawdzenia podstawy przekazania i tego, czy dostawca korzysta z dalszych podwykonawców. Informacja bywa w dokumentach dostawcy, nie w materiałach sprzedażowych, i potrafi się zmieniać. Część narzędzi pozwala wskazać region przetwarzania przy zakładaniu konta — później zmiana bywa niemożliwa bez przeniesienia wszystkiego od nowa, więc to decyzja do podjęcia na starcie.
Umowa powierzenia
Warunek korzystania z platformy przy danych osobowych. Dotyczy także rozwiązań, które wydają się wyłącznie techniczne — przepływ przenoszący zamówienia przenosi też imiona, adresy i telefony. To samo dotyczy narzędzi pomocniczych używanych w środku przepływu, o których łatwo zapomnieć, bo nie są głównym systemem.
Kto ma wgląd
Dostęp do platformy oznacza dostęp do treści przetwarzanych rekordów. Zakres uprawnień jest tu częścią ochrony danych, nie tylko sprawą porządkową — opisuje to tekst o uprawnieniach i dostępach w platformie.
Dane w treści komunikatów
Powiadomienia o błędach zawierają zwykle dane wejściowe kroku. Wiadomość z pełnym rekordem klienta trafia wtedy do skrzynki pocztowej i zostaje tam na stałe. Warto ograniczyć treść powiadomienia do identyfikatora i odsyłacza do wykonania. Ta sama uwaga dotyczy powiadomień wysyłanych do komunikatorów firmowych, gdzie historia zostaje dostępna dla całego kanału.
Rozwiązanie lokalne
Przy danych szczególnie wrażliwych bywa jedyną dopuszczalną drogą. Platforma uruchomiona na serwerze firmy nie tworzy powierzenia i nie wysyła treści na zewnątrz. Koszty i wymagania takiego wariantu opisuje tekst o wersji lokalnej platformy.
