Przepływ, który przestał działać, nie zgłasza się sam. Objawia się brakiem danych, co przez kilka dni wygląda normalnie.
Powiadomienia o błędach
Do konkretnej osoby, z opisem kroku i danych wejściowych. Alarm bez adresata pozostaje bez reakcji. Treść powinna wystarczyć do podjęcia działania bez otwierania platformy: który przepływ, w którym kroku się zatrzymał, jakiej sprawy dotyczył i co zrobić dalej.
Warto ograniczyć liczbę powiadomień. Jeśli awarii jest wiele, a każda wysyła osobną wiadomość, skrzynka zapełnia się w kilka chwil i cały mechanizm przestaje być czytany. Lepsze jest jedno zbiorcze zgłoszenie z listą spraw.
Cisza jako sygnał
Przepływ, który zwykle uruchamia się wiele razy dziennie i nie uruchomił się ani razu, wymaga sprawdzenia. To najważniejsza kontrola, bo wyłapuje przypadki, w których nic się nie psuje — po prostu zdarzenia przestały docierać. Wyłączone powiadomienie ze zdarzenia, zmienione hasło, wyłączony wyzwalacz: żadna z tych sytuacji nie generuje błędu.
Mechanizm jest prosty: osobny przepływ uruchamiany harmonogramem, który sprawdza, czy w ustalonym okresie było choć jedno wykonanie, i zgłasza, gdy nie było.
Zapis wykonań
Data, wynik, dane wejściowe. Podstawa ustalenia przyczyny każdego problemu. Warto wiedzieć, jak długo platforma tę historię trzyma, bo zgłoszenie przychodzące z opóźnieniem trafia już w pustkę. Przy danych osobowych okres przechowywania jest też decyzją z innego porządku — opisuje ją tekst o danych wrażliwych w przepływach.
Wskaźniki
Liczba uruchomień, udział nieudanych, czas wykonania. Zmiana któregokolwiek zapowiada problem, nawet gdy nic jeszcze nie przestało działać. Rosnący czas wykonania zwykle oznacza, że danych przybywa i zbliża się granica limitu. Rosnąca liczba uruchomień przy niezmienionym procesie zapowiada rachunek — mechanizm opisuje tekst o rozliczeniu za operacje.
Kontrola po stronie wyniku
Powodzenie techniczne to nie to samo co poprawny wynik. Przepływ może wykonać się bez błędu i utworzyć dokument z pustymi pozycjami. Dlatego warto mieć prostą kontrolę po stronie systemu docelowego: czy liczba dokumentów zgadza się z liczbą zdarzeń, czy nie powstały duplikaty.
Taką kontrolę można zbudować jako osobny przepływ zestawiający obie strony i zgłaszający rozbieżność. Bywa cenniejsza od wszystkich powiadomień razem, bo wyłapuje błędy ciche — te, które nie kończą się awarią, tylko złymi danymi.
Przegląd okresowy
Raz na kwartał: które przepływy działają, które zawodzą, które można wyłączyć. Przegląd jest też momentem na sprawdzenie, czy przepływy nadal odpowiadają procesowi — proces zmienia się częściej niż automatyzacja.
Przepływy zapomniane
Po jakimś czasie działają rzeczy, o których nikt nie pamięta. Spis z właścicielem jest jedynym zabezpieczeniem, bo pozwala przy każdej awarii wskazać osobę, a nie szukać jej po całej firmie. Zasady przypisania opisuje tekst o tym, kto utrzymuje przepływy.
