Część platform da się uruchomić na własnym serwerze. Zmienia to rachunek kosztów i przenosi odpowiedzialność na firmę.
Powody
Dane nieopuszczające firmy, brak opłat za operację, dostęp do systemów wewnętrznych bez wystawiania ich na zewnątrz. Do tego swoboda w liczbie przepływów — nie trzeba już liczyć każdego kroku, więc przepływy można budować tak, jak jest czytelnie, a nie tak, jak jest tanio.
Koszty
Serwer, utrzymanie, aktualizacje, czas osoby odpowiedzialnej. Przy małej skali droższe niż abonament — koszt jest w większości stały, więc przy niewielkiej liczbie zdarzeń rozkłada się na niewiele pracy. Do rachunku trzeba doliczyć rzeczy, które w rozwiązaniu chmurowym są niewidoczne: kopie zapasowe, certyfikat, monitorowanie samego serwera.
Próg opłacalności
Przebiega tam, gdzie suma opłat za operacje zrównuje się z kosztem serwera i pracy przy jego utrzymaniu. Ponieważ pierwsza pozycja rośnie razem z liczbą zdarzeń, a druga jest stała, próg wypada tym wcześniej, im więcej firma przetwarza. Poniżej niego rozwiązanie chmurowe wypada taniej i wymaga mniej uwagi. Sposób liczenia opisuje tekst o rozliczeniu za operacje.
Dostęp do systemów wewnętrznych
Główna przewaga. Platforma w chmurze wymaga wystawienia systemów firmowych na zewnątrz albo tunelowania. Przy programach magazynowych i księgowych instalowanych lokalnie to często bariera nie do przejścia — bazy nie są przygotowane na dostęp z internetu, a otwieranie ich bywa niedopuszczalne. Instalacja we własnej sieci ten problem znosi.
Warto to sprawdzić od strony sieci, a nie tylko od strony programu. Serwer platformy musi widzieć bazę i katalogi z plikami, a przy pracy zdalnej — także odwrotnie, bo część przepływów wymaga dostępu z zewnątrz do samego panelu platformy.
Dane wrażliwe
Przy danych osobowych i dokumentach o podwyższonej wrażliwości instalacja lokalna upraszcza sprawę: nie powstaje powierzenie przetwarzania na rzecz dostawcy platformy. Zakres obowiązków opisuje tekst o danych wrażliwych w przepływach.
Utrzymanie
Aktualizacje, kopie zapasowe, monitorowanie. To praca, którą przy rozwiązaniu chmurowym wykonuje dostawca. Dochodzi jeszcze odtwarzanie po awarii: kopia, której nikt nie sprawdził, nie jest kopią. Warto raz przećwiczyć przywrócenie instalacji od zera, zanim będzie to potrzebne naprawdę.
Kto to utrzyma
Pytanie rozstrzygające. Bez osoby odpowiedzialnej instalacja lokalna działa do pierwszej poważniejszej awarii albo do aktualizacji, która czegoś wymaga. Potem zostaje serwer, na którym coś kiedyś działało. Rolę trzeba przypisać imiennie, razem z zastępstwem — o czym mówi tekst o tym, kto utrzymuje przepływy.
Kiedy nie warto
Gdy firma nie ma nikogo, kto zajmuje się serwerami, a proces nie dotyczy danych wymagających takiego rozwiązania. Oszczędność na opłatach zamienia się wtedy w koszt ukryty, płacony czasem przypadkowej osoby i przestojami.
