Konto usunięte pochopnie zabiera korespondencję i pliki. Konto pozostawione bez nadzoru jest luką bezpieczeństwa. Potrzebna jest procedura.
Kolejność
- zablokowanie logowania i wylogowanie sesji,
- zabezpieczenie zawartości skrzynki i dysku,
- przekierowanie poczty na następcę albo skrzynkę wspólną,
- przeniesienie własności dokumentów,
- odebranie dostępów w narzędziach zewnętrznych,
- likwidacja konta po ustalonym okresie.
Kolejność nie jest przypadkowa. Blokada idzie pierwsza, bo od niej zależy bezpieczeństwo, a zabezpieczenie danych przed likwidacją konta, bo po niej bywa już za późno. Przy rozstaniu w złej atmosferze pierwszy krok wykonuje się przed rozmową, nie po niej.
Przekierowanie poczty
Na z góry ustalony okres. Korespondencja przychodzi do osoby, która odeszła, jeszcze długo po jej odejściu.
Lepszym rozwiązaniem od przekierowania na prywatną skrzynkę następcy jest kierowanie poczty na skrzynkę obszarową, opisaną w tekście o poczcie firmowej. Warto też ustawić automatyczną odpowiedź ze wskazaniem, kto teraz prowadzi sprawy, bo kontrahenci nie mają skąd tego wiedzieć.
Własność dokumentów
Pliki na dysku osobistym przechodzą na następcę. To argument za trzymaniem dokumentów firmowych na dyskach wspólnych.
Przeniesienie własności trzeba wykonać świadomie, bo pliki bywają rozrzucone: część w katalogach zespołu, ale z właścicielem indywidualnym, część w prywatnym katalogu, część udostępniona na zewnątrz. Cała ta praca odpada, gdy dokumenty od początku leżą na dyskach wspólnych.
Narzędzia zewnętrzne
Konta w platformach, systemach i usługach. Najczęściej pomijana część procedury.
Chodzi o system handlowy, sklep, panel przewoźnika, bank, konta w serwisach dostawców, a także o wszystko, co osoba założyła na swój firmowy adres. Dlatego lista dostępów tworzona przy zatrudnieniu ma tu drugie zastosowanie. Osobna sprawa to hasła współdzielone: po odejściu trzeba je zmienić, a nie tylko odebrać dostęp.
Okres przejściowy
Konto zablokowane, ale zachowane przez ustalony czas. Usunięcie natychmiastowe bywa nieodwracalne.
W tym czasie konto nie służy do pracy, tylko do odzyskiwania tego, czego brakuje. Warto pamiętać, że mechanizmy dostawcy działają przez ograniczony czas, więc niezależna kopia jest pewniejsza. Więcej w tekście o kopiach zapasowych danych w chmurze.
Zapis
Wykonanie każdego kroku odnotowane. Przy sporze albo kontroli to jedyny dowód.
Wystarczy prosta lista z datą wykonania i osobą, która krok wykonała. Ten sam zapis odpowiada później na pytanie, dlaczego czegoś nie ma i kiedy to zniknęło.
Czego procedura nie rozwiąże
Nie odzyska wiedzy, która nie została nigdzie zapisana. Ustalenia z klientem prowadzone wyłącznie w rozmowach i w prywatnej skrzynce odchodzą razem z pracownikiem, choćby konto zostało zabezpieczone wzorowo. To argument nie za surowszą procedurą odejścia, tylko za tym, żeby sprawy toczyły się w miejscach wspólnych od początku.
