Standard pokrywa sprawozdawczość. Pytania rozstrzygające o zarządzaniu zwykle wymagają własnych zestawień.
Czego brakuje najczęściej
- rentowności w układzie firmy,
- analiz według pól dodatkowych,
- zestawień łączących sprzedaż i zapasy,
- porównań okresów w nietypowym ujęciu,
- raportów przygotowywanych dla odbiorcy.
Wspólna cecha tej listy: firma chce patrzeć na dane w swoim podziale, a nie w podziale wynikającym z ewidencji. To dlatego analizy tak często opierają się na polach dodatkowych — one przechowują właśnie ten podział, którego w standardzie nie ma.
Odczyt z bazy
Najszybsza droga do własnych zestawień. Wyłącznie do odczytu i wyłącznie na koncie o ograniczonych prawach.
Warunki tej pracy opisuje osobno tekst o dostępie do bazy danych. Dla raportów istotne jest jedno: konto raportowe nie ma prawa niczego zmieniać, nawet przez pomyłkę w poleceniu.
Kopia do analiz
Ciężkie zapytania na kopii odświeżanej w nocy. Zdejmuje obciążenie z systemu w godzinach pracy.
Rozwiązanie ma jeden koszt, który trzeba jasno powiedzieć użytkownikom: dane są z wczoraj. Dla analiz sprzedaży i rentowności to nie przeszkadza. Dla pytania o bieżący stan magazynowy przeszkadza bardzo, więc takie pytania muszą iść do systemu, a nie do kopii.
Zgodność sum
Własny raport musi dawać te same wartości co standardowy. Rozbieżność podważa zaufanie do obu.
Pierwsze uruchomienie nowego zestawienia powinno kończyć się porównaniem z raportem standardowym za ten sam okres. Jeżeli liczby się różnią, przyczyną prawie zawsze jest inna definicja: inne traktowanie korekt, inny moment ujęcia sprzedaży, inny zakres dokumentów.
Definicje
Co liczymy jako sprzedaż, jak traktujemy korekty i zwroty. Spisane przy raporcie, nie w czyjejś pamięci.
Opis powinien wisieć razem z zestawieniem, a nie w osobnym pliku. Po roku nikt nie pamięta, czy w rentowności ujęto koszty transportu i czy zwroty zdejmowane są z miesiąca sprzedaży, czy z miesiąca przyjęcia. Bez tej informacji dwa raporty tej samej firmy zaczynają się różnić i nikt nie potrafi rozstrzygnąć, który jest poprawny.
Utrzymanie
Aktualizacje zmieniają strukturę danych. Raporty własne wymagają sprawdzenia po każdej wersji.
To jest stały koszt i warto go policzyć przed budową. Lista raportów własnych powinna trafić na listę kontrolną wykonywaną przy aktualizacji systemu. Raport, który po zmianie wersji pokazuje liczby zamiast błędu, jest groźniejszy niż raport, który przestał działać.
Kiedy odpuścić
Gdy zestawienie ma odpowiedzieć na jednorazowe pytanie. Wtedy taniej wyeksportować dane i policzyć raz w arkuszu. Raport własny buduje się dla pytania, które wraca co miesiąc i na które ktoś rzeczywiście reaguje decyzją.
Przed budową warto zadać dwa pytania. Kto będzie to czytał i co zrobi inaczej po przeczytaniu. Zestawienia, które powstały „żeby mieć obraz”, po kwartale nikt nie otwiera, a sprawdzać trzeba je nadal. Lista raportów własnych powinna się skracać tak samo chętnie, jak wydłuża.
