Migracja rozstrzyga się na tym, co pozostaje poza zakresem narzędzi standardowych. Reszta jest zwykle prostsza, niż się wydaje.
Dane podstawowe
Kartoteki, kontrahenci, stany, rozrachunki nierozliczone. Ta część przechodzi zazwyczaj bez większych trudności.
Warto potraktować migrację jako okazję do porządków. Kartoteka po latach zawiera pozycje, których firma nie sprowadza, i kontrahentów, z którymi nie handluje. Przeniesienie ich wszystkich to przeniesienie bałaganu do nowego systemu i opóźnienie porządków o kolejne lata.
Historia dokumentów
Zakres jest decyzją biznesową. Alternatywą dla pełnej migracji jest stary system pozostawiony do wglądu.
Drugie rozwiązanie bywa tańsze i pewniejsze. Wymaga jednak rozstrzygnięcia, kto ma do niego dostęp, jak długo będzie utrzymywany i co się stanie, gdy przestanie działać na nowym sprzęcie. Bez tych ustaleń „zostawiamy stary system” oznacza w praktyce komputer w kącie, którego nikt nie rusza i nikt nie zabezpiecza.
Pola dodatkowe
Wymagają osobnego planu. Bywają najcenniejszą częścią danych i najczęściej giną przy migracji.
Powód jest prosty: to informacje, które firma wypracowała sama, więc nie ma ich w żadnym standardzie. Spis pól wraz z opisem znaczenia powinien powstać przed migracją, a nie w jej trakcie. Zasady prowadzenia takiego spisu opisuje tekst o polach dodatkowych.
Rozszerzenia
Nie przenoszą się. Przed odtwarzaniem warto sprawdzić, czy nowy system nie ma danej funkcji w standardzie.
To sprawdzenie potrafi skreślić połowę listy. Część rozwiązań powstała lata temu, żeby obejść brak, którego już nie ma. Odtwarzanie ich bez zastanowienia przenosi do nowego środowiska koszt utrzymania, który nikomu nie służy. Przegląd zakresu standardu opisujemy przy możliwościach i granicach systemu.
Praca równoległa
Krótka, z jasnym podziałem i datą zakończenia. Bez terminu trwa miesiącami i podwaja pracę.
Podział musi być jednoznaczny: który system prowadzi stany, gdzie powstają dokumenty sprzedaży, gdzie rejestruje się płatności. Rozmyty podział kończy się dwoma niepełnymi obrazami zamiast jednego pełnego.
Kontrola po przełączeniu
Liczba kartotek, suma stanów, wartość zapasu, salda rozrachunków. Cztery liczby, które muszą się zgadzać.
Porównanie robi się tego samego dnia, na dane z tego samego momentu. Odłożenie go o tydzień oznacza, że różnice mogą już wynikać z bieżącej pracy i nie da się rozstrzygnąć, co jest skutkiem migracji. Samo wczytanie danych do nowego systemu warto prowadzić według zasad opisanych przy imporcie danych, z trybem próbnym włącznie.
Kiedy migracja się nie opłaca
Gdy powodem jest jeden brakujący element, który da się uzupełnić modułem albo dodatkiem. Zmiana systemu to koszt danych, szkoleń i kilku miesięcy niższej sprawności. Warto ją podejmować, gdy przemawia za nią kilka niezależnych powodów, a nie jeden konkretny problem do rozwiązania.
