Zmiana wydruków jest zwykle pierwszą rozbudową po wdrożeniu. Dotyczy tego, co widzi kontrahent.
Zakres
Układ, oznaczenia firmy, dodatkowe kolumny, treści stałe, dane z pól dodatkowych, informacje o warunkach i terminach.
Warto zacząć od zebrania pytań, które klienci zadają po otrzymaniu dokumentu. Jeżeli te same pytania wracają — o termin płatności, o numer zamówienia, o dane do przelewu — odpowiedź powinna znaleźć się na wydruku. To najtańszy sposób na zmniejszenie liczby telefonów do biura.
Dokumenty najczęściej zmieniane
- faktury z dodatkowymi informacjami,
- dokumenty wydania dla kompletacji,
- etykiety towarowe i regałowe,
- specyfikacje dołączane do dostawy,
- wersje obcojęzyczne.
Dokument wydania rządzi się inną logiką niż faktura. Faktura ma przekonać do zapłaty, dokument wydania ma poprowadzić osobę po hali. Sensowna kolejność pozycji to tam kolejność miejsc składowania, a nie kolejność wpisania na zamówienie.
Skąd biorą się dane
Wydruk pokazuje to, co jest w systemie. Jeżeli na fakturze ma pojawić się indeks dostawcy albo parametr techniczny, musi on wcześniej trafić do kartoteki — zwykle przez pola dodatkowe. Kolejność prac jest więc odwrotna, niż się wydaje: najpierw miejsce na dane, potem szablon.
Elementy obowiązkowe
Dokumenty sprzedaży muszą zawierać dane wymagane przepisami. Usunięcie ich przy zmianie układu jest błędem o skutkach podatkowych.
Ryzyko jest realne, bo zmiany szablonu robi się zwykle pod presją estetyki. Ktoś prosi o czystszy układ, ktoś usuwa „niepotrzebną” rubrykę. Przed wdrożeniem zmienionego wzoru warto porównać go z dokumentem standardowym pozycja po pozycji.
Etykiety
Osobny obszar, zależny od drukarki i rozmiaru nośnika. Warto sprawdzić na docelowym sprzęcie, nie na podglądzie.
Jeżeli etykieta ma nieść kod odczytywany później przez czytnik kodów kreskowych, test polega na zeskanowaniu wydrukowanego egzemplarza, a nie na obejrzeniu go. Zbyt gęsty nadruk, zła szerokość albo słaby kontrast wychodzą dopiero przy odczycie w hali.
Aktualizacje
Szablony własne bywają nadpisywane. Kopia przed każdą aktualizacją jest częścią procedury.
Do tego dochodzi sprawdzenie po. Uruchomienie programu niczego nie dowodzi — dowodzi wydrukowanie dokumentu z każdego zmienionego wzoru. Ten krok warto wpisać na stałą listę czynności przy aktualizacji systemu.
Ograniczenie liczby
Kilkanaście podobnych wariantów to koszt utrzymania. Jeden szablon z parametrami zwykle wystarcza.
Każdy wariant trzeba sprawdzić po każdej wersji i poprawić przy każdej zmianie danych firmy. Dlatego zanim powstanie kolejny wzór „prawie taki sam”, warto sprawdzić, czy różnicy nie da się załatwić jednym warunkiem w istniejącym szablonie. Przy dwóch wzorach to nieistotne, przy dwudziestu decyduje o tym, czy ktokolwiek panuje nad całością.
Kiedy nie warto
Gdy zmiana dotyczy wyłącznie wyglądu, a dokument i tak trafia do klienta w formie elektronicznej i nikt go nie czyta uważnie. Koszt wydruku własnego to nie samo przygotowanie, lecz jego sprawdzanie przy każdej kolejnej wersji systemu. Warto ponosić go tam, gdzie dokument realnie skraca pracę albo zmniejsza liczbę pytań.
