Wapro Mag pokrywa obrót towarowy i sprzedaż w zakresie wystarczającym dla większości firm handlowych. Pytania zaczynają się przy sprawach nietypowych.
Co obsługuje dobrze
Obrót magazynowy, sprzedaż, rozrachunki, cenniki i rabaty, obsługę wielu magazynów, kody kreskowe. To trzon pracy firmy handlowej.
Dopóki proces mieści się w schemacie „przyjmij towar, sprzedaj, rozlicz płatność”, system nie stawia oporu. Firma dostaje komplet narzędzi bez dodatkowej pracy programistycznej. Kłopot zaczyna się tam, gdzie firma robi coś po swojemu — a to „po swojemu” bywa źródłem jej przewagi, więc nie da się go wyprostować szkoleniem.
Typowe braki zgłaszane przez firmy
- zestawienia w układzie stosowanym przez firmę,
- wymiana danych ze sklepem w czasie rzeczywistym,
- obieg akceptacji dokumentów,
- rozbudowana obsługa lokalizacji magazynowych,
- automatyczne przetwarzanie plików od dostawców.
Ta lista ma wspólny mianownik. Rzadko chodzi o to, że system czegoś nie policzy. Zwykle chodzi o to, że dane trzeba przenieść gdzie indziej albo pokazać w innym układzie. Rozróżnienie jest istotne, bo przesądza o koszcie uzupełnienia.
Trzy drogi uzupełnienia
Konfiguracja i pola dodatkowe, moduły oraz dodatki, rozwiązania własne oparte na wymianie danych. W tej kolejności.
Kolejność nie jest przypadkowa. Najtańsze w utrzymaniu jest to, co mieści się w standardzie, bo producent utrzymuje to za firmę. Pola dodatkowe zamykają sporą część potrzeb informacyjnych bez żadnego kodu. Dopiero gdy to nie wystarcza, warto rozważyć szersze sposoby rozbudowy systemu.
Modułowość
Część obszarów wymaga dokupienia modułu. Warto sprawdzić, czy brak nie wynika po prostu z niezakupionego elementu.
To sprawdzenie jest pierwszym krokiem każdej rozmowy o rozbudowie. Zdarza się, że firma zamawia budowę czegoś, co producent ma w ofercie — i płaci za to dwa razy: raz przy budowie, drugi raz przy każdej aktualizacji systemu.
Granica
Logika księgowa i podatkowa nie podlega modyfikacji. Rozbudowa dotyczy obiegu danych, nie sposobu ich wyliczania.
Druga granica przebiega przy bazie danych. Odczyt do celów raportowych jest bezpieczny i użyteczny, natomiast zapis bezpośrednio do bazy omija kontrole wbudowane w program. Skutki takiego skrótu ujawniają się zwykle przy zamknięciu okresu, gdy trudno już ustalić przyczynę.
Kiedy uzupełnianie się nie opłaca
Gdy brak dotyczy czynności wykonywanej kilka razy w miesiącu i zajmującej kwadrans. Koszt zbudowania i utrzymania rozwiązania jest wtedy wyższy niż koszt ręcznej pracy. Podobnie, gdy potrzeba wynika z chwilowego wymagania jednego odbiorcy, który za pół roku zmieni zdanie.
Dobrym testem jest pytanie o częstotliwość i o skutek błędu. Czynność powtarzana codziennie, przy której pomyłka kosztuje reklamację albo złą wysyłkę, jest kandydatem do automatyzacji. Czynność rzadka, przy której pomyłkę widać od razu, zwykle nie jest.
Sensowna kolejność wygląda więc tak: sprawdź standard, sprawdź moduły, sprawdź gotowe dodatki, a dopiero potem rozważ rozwiązanie budowane pod firmę. Audyt tej ścieżki jest płatny, ale zwykle kończy się skreśleniem części pomysłów z listy — i to jest jego główna wartość.
