Zasady działają wtedy, gdy mieszczą się na jednej stronie i dotyczą sytuacji, które naprawdę się zdarzają.
Czego nie wysyłać
- danych osobowych klientów i pracowników,
- dokumentów objętych umową o poufności,
- danych dostępowych i kluczy,
- dokumentacji finansowej przed publikacją,
- materiałów powierzonych przez klientów.
Lista musi być krótka, bo długiej nikt nie zapamięta, i konkretna, bo ogólna nie rozstrzyga niczego. Warto przy każdym punkcie dopisać przykład z pracy firmy: która to konkretnie kategoria dokumentów, jak wygląda plik, który podpada pod ten punkt.
Konto firmowe, nie prywatne
Konta prywatne wynoszą dane poza kontrolę firmy i znikają razem z pracownikiem. To najczęstsze naruszenie i najłatwiejsze do usunięcia.
Usunięcie polega zwykle na jednym: udostępnieniu kont firmowych wszystkim, którzy narzędzia potrzebują, zanim zaczną szukać obejścia. Zakaz bez alternatywy nie działa — praca i tak zostanie wykonana, tylko poza zasięgiem firmy.
Anonimizacja
Zamiana nazwisk i numerów na oznaczenia pozwala korzystać z narzędzia w wielu przypadkach, które inaczej byłyby wykluczone. Warto tego nauczyć praktycznie.
Praktycznie znaczy: na prawdziwym dokumencie, w ramach ćwiczenia. Uczestnik przygotowuje plik do wysłania i pokazuje efekt reszcie grupy. Wychodzi wtedy, ile szczegółów zostaje mimo usunięcia nazwiska — numer sprawy, adres, nietypowa nazwa towaru. To lekcja, której nie zastąpi żaden zapis w regulaminie.
Zatwierdzanie wyników
Treść wychodząca do klienta, dokument, decyzja — zawsze przez człowieka. Szkolenie ma to utrwalić jako odruch.
Zasada jest krótka, ale wymaga wskazania, kto zatwierdza w konkretnych sytuacjach. Bez tego przy pierwszym trudnym przypadku każdy uzna, że chodziło o kogoś innego. Warto też powiedzieć wprost, że zatwierdzenie oznacza odpowiedzialność za treść — podpisujący się pod odpowiedzią odpowiada za nią tak samo, jakby napisał ją sam.
Zgłaszanie wątpliwości
Jasne wskazanie, do kogo się zwrócić. Bez tego pracownik rozstrzyga sam i zwykle na korzyść wygody.
Adresatem jest zwykle przełożony albo osoba prowadząca temat w firmie. Ważne, żeby zgłoszenie wątpliwości nie kończyło się przykrością — inaczej następnym razem nikt nie zapyta. Rolę tę omawia szerzej szkolenie kierownictwa, bo to przełożony ustala, co wolno rozstrzygnąć samodzielnie.
Kiedy zasady powstają
Przed pierwszym szkoleniem zespołu, nie po nim. Na zajęciach pracuje się na materiale firmy i trzeba już wiedzieć, co można w nim zostawić. Kolejność tę uwzględnia szkolenie podstawowe. Zasady spisane po fakcie trafiają na zespół, który zdążył już wyrobić sobie własne nawyki, i zmieniają je dużo trudniej. Do przygotowania wystarczy zwykle jedno spotkanie z osobą znającą rodzaje danych przetwarzanych w firmie.
Forma zasad
Jedna strona z konkretnymi przykładami. Regulamin na dziesięć stron nie zostanie przeczytany ani zapamiętany.
Ta strona powinna leżeć tam, gdzie reszta materiałów po szkoleniu, i być pierwszą rzeczą pokazywaną nowemu pracownikowi. Zasady schowane w dokumencie kadrowym nie istnieją.
