Automatyczne przypomnienia mają granicę skuteczności. Po jej przekroczeniu dalsze wysyłanie monitów jest tylko odkładaniem decyzji.
Przesłanki przekazania
- wyczerpanie harmonogramu monitów bez reakcji,
- kwota powyżej progu opłacalności,
- brak kontaktu z dłużnikiem,
- sygnały o pogarszającej się sytuacji kontrahenta,
- zbliżający się termin przedawnienia.
Żadna z tych przesłanek nie powinna uruchamiać niczego sama z siebie. Rolą systemu jest postawienie sprawy na liście do decyzji wraz z historią: co wysłano, kiedy, co odpowiedział kontrahent i ile wynosi saldo. Decyzję podejmuje człowiek — ale podejmuje ją w terminie, a nie wtedy, gdy przypadkiem natknie się na starą fakturę.
Przedawnienie jako granica
Roszczenie przedawnione traci realną możliwość dochodzenia. System powinien ostrzegać z wyprzedzeniem, bo to termin, którego przekroczenie kończy sprawę bez żadnej decyzji. Terminy zależą od rodzaju roszczenia i bywają różne, więc konkretne daty ustala się z prawnikiem albo księgowością i wprowadza jako parametr. Zadaniem automatu jest pilnowanie kalendarza, nie interpretowanie przepisów.
Ostrzeżenie powinno przychodzić na tyle wcześnie, żeby dało się jeszcze coś zrobić: skompletować dokumenty, podjąć próbę ugody albo przekazać sprawę. Powiadomienie w tygodniu upływu terminu jest bezużyteczne, bo na tym etapie decyzja i tak nie zdąży zapaść.
Dokumentacja
Potrzebne są: dokumenty sprzedaży, dowód wydania towaru lub wykonania usługi, potwierdzenie zamówienia, korespondencja i dowody wysłania wezwań. Skompletowanie tego automatycznie ze sprawy oszczędza dni pracy.
To zresztą argument, żeby zbierać te ślady od początku, a nie odtwarzać je pod koniec. Historia wysyłek z etapu harmonogramu monitów i kopie wezwań do zapłaty tworzą komplet same z siebie, jeśli obieg jest uporządkowany. Odtwarzanie korespondencji ze skrzynek kilku osób po roku bywa niewykonalne.
Co dzieje się z należnością w systemie
Sprawa przekazana na zewnątrz nie znika z rozrachunków — nadal jest należnością, tylko prowadzoną inną drogą. Trzeba ją oznaczyć, żeby wypadła z automatycznych monitów i nie wracała w zestawieniach jako zwykła zaległość. Bez tego kontrahent dostaje jednocześnie pismo z zewnątrz i uprzejme przypomnienie z systemu, co osłabia jedno i drugie.
Rachunek opłacalności
Koszty dochodzenia bywają wysokie i nie zawsze wracają. Przy małych kwotach odpisanie należności bywa tańsze — to decyzja, którą trzeba podjąć świadomie, nie przez zaniechanie. W rachunku warto ująć nie tylko koszty zewnętrzne, ale też czas własnych ludzi: kompletowanie dokumentów, korespondencję, ewentualne stawiennictwo.
Decyzja o odpisaniu należności ma jednak warunek: musi zostać zapisana i wyciągnięty z niej wniosek. Jeśli ta sama kwota co roku znika w ten sam sposób, to sygnał, że warunki sprzedaży dla tej grupy klientów są ustawione źle — na przykład towar wydaje się z odroczeniem tam, gdzie powinna być przedpłata. Cichy odpis bez takiej refleksji jest tylko kosztem ponoszonym w kółko.
Skutek uboczny
Przekazanie sprawy zwykle kończy współpracę. Przy kontrahencie o dużym potencjale warto rozważyć ugodę i rozłożenie płatności na raty przed krokiem, po którym nie ma powrotu. Warto też spojrzeć na raport wiekowania należności i sprawdzić, czy to przypadek jednorazowy, czy początek wzoru — w drugim wypadku problemem jest polityka kredytowa, a nie ten jeden dłużnik.
