Suma należności mówi mało. Dopiero rozbicie jej według czasu przeterminowania pokazuje, ile pieniędzy jest zagrożonych i gdzie leży problem.
Przedziały
Zwyczajowo: nieprzeterminowane, do 30 dni, 31–60, 61–90 i powyżej 90 dni. Ostatni przedział jest najważniejszy — należności powyżej trzech miesięcy odzyskuje się rzadko i z trudem.
Przedziały można dopasować do własnych terminów płatności. Jeśli firma sprzedaje z terminem dwutygodniowym, podział co trzydzieści dni jest zbyt gruby i ukrywa opóźnienia w pierwszym przedziale. Ważniejsze od samych granic jest to, żeby raz przyjęte nie zmieniały się co kwartał — inaczej porównanie okresów przestaje cokolwiek znaczyć.
Skąd biorą się dane
Z rozrachunków, więc raport jest tak prawdziwy jak stan sparowanych wpłat. Zestawienie zrobione w firmie, która księguje przelewy raz w tygodniu, pokazuje zaległości, których w rzeczywistości nie ma. To pierwsza rzecz do sprawdzenia, gdy liczby wyglądają na zawyżone — zanim ktokolwiek zacznie na ich podstawie dzwonić do klientów.
W podziale na kontrahentów
Zestawienie zbiorcze pokazuje skalę, w podziale na kontrahentów — źródło. Zwykle okazuje się, że kilku dłużników odpowiada za większość zaległości, a rozproszone opóźnienia są nieistotne. Ten wniosek ma bezpośrednie przełożenie na pracę: zamiast rozsyłać monity do wszystkich, warto zająć się kilkoma sprawami, które faktycznie ważą.
Zmiana w czasie
Pojedynczy raport to zdjęcie stanu. Dopiero porównanie kolejnych okresów mówi, czy sytuacja się poprawia. Przesuwanie się kwot do starszych przedziałów jest sygnałem wyprzedzającym problemy z płynnością.
Warto obserwować też średnie opóźnienie w skali firmy i wartość najstarszego przedziału. Dwie liczby wystarczą, żeby zauważyć trend; rozbudowany zestaw wskaźników zwykle kończy się tym, że nikt ich nie czyta.
Powiązanie z działaniem
Raport ma sens, gdy prowadzi do decyzji: zmiany limitu, wstrzymania sprzedaży, przekazania sprawy. Wysyłany cyklicznie bez adresata i bez działań staje się rytuałem. Najprostsze powiązanie to przegląd limitów kredytowych w sprzedaży B2B na podstawie zestawień z kilku ostatnich okresów oraz sprawdzenie, czy sprawy z najstarszego przedziału są w ogóle prowadzone w harmonogramie monitów.
Uwaga na sporne
Należności kwestionowane przez kontrahenta powinny być oznaczone osobno. Wliczone do zwykłych zaległości, zaburzają obraz i uruchamiają monity w sprawach, w których trwają uzgodnienia. Osobno warto oznaczać także należności rozłożone na raty i te przekazane do dochodzenia — inaczej najstarszy przedział rośnie z powodów, które nikogo już nie zaskakują.
Do czego to prowadzi dalej
Wiekowanie odpowiada na pytanie, co się stało. Kolejne pytanie brzmi: kiedy te pieniądze wpłyną i czy wystarczy ich na zaplanowane wydatki. Tym zajmuje się prognoza wpływów i planowanie płynności, dla której wiekowanie jest podstawowym materiałem wejściowym.
Sam raport nie musi być rozbudowany. W praktyce wystarczy zestawienie w arkuszu albo widok w systemie sprzedaży, wysyłany automatycznie do dwóch, trzech osób, które faktycznie coś z nim robią: właściciela, osoby prowadzącej rozrachunki i kierownika sprzedaży. Automatyzacja polega tu głównie na tym, że raport powstaje sam i w stałym rytmie, a nie na tym, że wygląda efektownie.
