Wezwanie do zapłaty to ostatni krok przed skierowaniem sprawy dalej. Jego przygotowanie jest w pełni powtarzalne, o ile dane o zaległości są kompletne.
Co musi zawierać wezwanie
- oznaczenie wierzyciela i dłużnika,
- wykaz dokumentów z numerami, kwotami i terminami,
- łączną kwotę zaległości,
- wskazany termin zapłaty,
- numer rachunku,
- informację o dalszych krokach w razie braku wpłaty.
Wszystkie te dane są już w systemie sprzedaży. Automatyzacja polega na zestawieniu ich w jednym piśmie, a nie na przepisywaniu z podglądu rozrachunków do edytora tekstu. Wzór pisma warto raz uzgodnić z osobą, która zna sytuację prawną firmy, i potem tylko go wypełniać.
Naliczanie odsetek
Liczone od dnia następnego po terminie płatności, według stawki obowiązującej w danym okresie. Stawki zmieniają się w czasie, więc wyliczenie dla starej zaległości musi uwzględniać kilka okresów — to typowe zadanie dla automatu i typowe źródło błędów przy liczeniu ręcznym.
System potrzebuje do tego tabeli stawek z datami obowiązywania i zasady, którą stawkę stosować. Tabela musi być aktualizowana; wyliczenie oparte na wartości wpisanej kiedyś na stałe jest gorsze od braku wyliczenia, bo wygląda wiarygodnie. Rodzaj odsetek i podstawę ich naliczania ustala się z księgowością lub prawnikiem — automat ma je liczyć, a nie rozstrzygać.
Czy dochodzić odsetek
Decyzja handlowa. Przy stałych klientach bywa lepiej odstąpić i zachować relację, przy kontrahentach nagminnie spóźniających się — przeciwnie. Warto, żeby system je naliczał zawsze, a decyzja o dochodzeniu zapadała osobno. Naliczone i pokazane w zestawieniu odsetki bywają też argumentem w rozmowie: kontrahent widzi, ile kosztuje jego zwyczaj płacenia po terminie, nawet jeśli firma z kwoty rezygnuje.
Rekompensata za koszty odzyskiwania
W obrocie między firmami przysługuje zryczałtowana kwota niezależnie od odsetek. Bywa pomijana, bo nikt jej nie liczy — a nalicza się ją per dokument, więc przy wielu fakturach sumuje się do istotnej wartości. Wysokość i warunki wynikają z przepisów, które się zmieniają, więc konkretne wartości trzeba potwierdzić w księgowości przed pierwszą wysyłką.
Doręczenie
Przy dalszych krokach liczy się dowód doręczenia. Wysyłka elektroniczna bywa niewystarczająca — warto, żeby system oznaczał, które wezwania wymagają formy papierowej. Przydaje się też zapis adresu, pod który pismo poszło, wraz z datą pobrania go z rejestru: adres z kartoteki bywa nieaktualny, a to najczęstszy powód, dla którego wezwanie nie dociera.
Skąd biorą się dane
Wezwanie ma sens tylko wtedy, gdy zestawienie zaległości jest prawdziwe. Poprzedza je cała ścieżka: automatyczne przypomnienia o płatności, a potem kolejne kroki harmonogramu monitów. Pismo wysłane do kontrahenta, który zapłacił, a wpłata utknęła w kolejce ręcznej, kosztuje więcej niż cała zaległość.
Kiedy nie wysyłać wezwania
Gdy sprawa jest sporna i uzgodnienia trwają, gdy ustalono odroczenie i gdy kwota nie uzasadnia dalszych kroków. Wezwanie zapowiadające działania, których firma nie zamierza podjąć, osłabia każdą kolejną rozmowę. Jeśli sprawa ma iść dalej, warto od razu przygotować dokumentację opisaną w tekście o windykacji twardej.
