Większość opóźnień w płatnościach nie wynika ze złej woli, tylko z przeoczenia. Przypomnienie wysłane w odpowiednim momencie rozwiązuje sprawę bez żadnej eskalacji.
Kiedy wysyłać
- kilka dni przed terminem — uprzejma informacja, najskuteczniejsza i najtańsza,
- w dniu upływu terminu — neutralne przypomnienie,
- kilka dni po terminie — wyraźne wezwanie z podaniem kwoty,
- po dłuższym opóźnieniu — informacja o dalszych krokach.
Przypomnienie przed terminem bywa pomijane, a to ono zapobiega opóźnieniu, zamiast na nie reagować. Odstępy między krokami ustala się raz i zapisuje jako regułę, a nie rozstrzyga przy każdej sprawie osobno. Wariant rozbudowany, z różnymi ścieżkami dla różnych kontrahentów, opisuje tekst o harmonogramie monitów i eskalacji.
Ton się zmienia, treść nie
Każda wiadomość powinna zawierać numer dokumentu, kwotę, termin i sposób zapłaty. Zmienia się stanowczość, nie zakres informacji. Wiadomość bez numeru rachunku zmusza odbiorcę do szukania i opóźnia zapłatę.
Do wiadomości warto dołączać sam dokument albo odnośnik do niego. Odbiorca, który musi odszukać fakturę w skrzynce sprzed dwóch miesięcy, odkłada sprawę na później — a „później" jest tu jedynym realnym przeciwnikiem.
Kanał
Poczta elektroniczna wystarcza do pierwszych kroków. Wiadomość tekstowa działa lepiej przy dłuższych opóźnieniach, bo trafia bezpośrednio. Telefon zostaje na etap, gdy pozostałe zawiodły.
Adres bywa większym problemem niż treść. Faktura idzie do księgowości, a decyzję o zapłacie podejmuje ktoś inny. Warto trzymać w kartotece dwa kontakty — do księgowości i do osoby odpowiedzialnej za zakupy — a przy dalszych krokach wysyłać do obu.
Kogo pominąć
Kontrahenta, z którym trwa uzgodniony spór albo ustalono odroczenie. Automatyczne monity wysyłane mimo ustaleń psują relację skuteczniej, niż odzyskują pieniądze — potrzebne jest oznaczenie wstrzymujące wysyłkę. Takie oznaczenie musi mieć datę końca, inaczej sprawa znika z obiegu na dobre.
Drugie źródło fałszywych monitów to wpłaty niesparowane: kontrahent zapłacił, ale przelew czeka w kolejce ręcznej. Dlatego automatyczne parowanie wpłat z fakturami powinno działać, zanim uruchomi się wysyłkę przypomnień.
Ślad wysyłki
Zapis, kiedy i co wysłano, jest potrzebny przy dalszych krokach. Bez niego nie da się wykazać, że dłużnik był wzywany do zapłaty. Zapisywać warto treść, adres, datę i wynik doręczenia. Przy przejściu do wezwań do zapłaty ta historia jest gotową podstawą pisma.
Co przygotować przed uruchomieniem
Potrzebne są trzy rzeczy: aktualne terminy płatności na dokumentach, sprawdzone adresy kontaktowe i pewność, że wpłaty są księgowane na bieżąco. Pierwsze wysyłki warto puścić na wąskiej grupie kontrahentów i przez kilka dni przeczytać każdą wiadomość przed wysłaniem. Ten etap wychwytuje pomyłki, których nie widać w regułach: literówkę w nazwie, złą kwotę przy fakturze korygowanej, adres byłej pracownicy księgowości.
Czego przypomnienia nie załatwią
Działają na przeoczenia. Nie działają na kontrahenta, który nie ma pieniędzy, ani na spór o jakość dostawy. W pierwszym przypadku potrzebna jest rozmowa o rozłożeniu płatności, w drugim — rozstrzygnięcie sprawy. Kolejna wiadomość w obu sytuacjach tylko przesuwa moment decyzji, a przy okazji przyzwyczaja odbiorcę, że monity można ignorować.
