Wpłata otrzymana przed dostawą nie jest zapłatą za towar, tylko zaliczką. Różnica ma znaczenie podatkowe i wpływa na to, jakie dokumenty muszą powstać.
Dokument zaliczkowy
Wpłata przed wydaniem towaru rodzi obowiązek wystawienia dokumentu zaliczkowego. Automatyzacja polega na powiązaniu wpłaty z zamówieniem i utworzeniu dokumentu bez ręcznego przepisywania pozycji.
Żeby to działało, wpłata musi trafić do właściwego zamówienia. Najpewniej robi to numer zamówienia w tytule przelewu albo indywidualny rachunek przypisany kontrahentowi — te same mechanizmy, na których opiera się parowanie wpłat z fakturami. Różnica jest taka, że tu po drugiej stronie nie ma jeszcze faktury, więc reguła oparta na zgodności kwoty z dokumentem sprzedaży nie ma na czym pracować.
Rozliczenie z fakturą końcową
Faktura końcowa musi uwzględniać wystawione wcześniej zaliczki i wykazywać wyłącznie różnicę. Pominięcie zaliczki oznacza podwójne opodatkowanie tej samej sprzedaży. Powiązanie powinno wynikać z zamówienia, a nie z pamięci osoby wystawiającej — przy dostawie kilka tygodni po wpłacie nikt nie sprawdza z własnej inicjatywy, czy zaliczka w ogóle była.
Kilka zaliczek do jednego zamówienia
Przy dużych zamówieniach zdarza się kilka wpłat częściowych. Każda wymaga dokumentu, a wszystkie muszą zostać rozliczone przy dostawie — to sytuacja, w której ręczne pilnowanie zawodzi najczęściej. Pomaga jedno miejsce, w którym widać zamówienie, sumę dotychczasowych wpłat i kwotę pozostałą do zapłaty. Rozproszenie tych informacji po trzech kartotekach jest właściwą przyczyną błędów, a nie sama liczba dokumentów.
Zaliczki niepowiązane
Wpłata, która nie znalazła zamówienia, zostaje na koncie jako nierozliczona. Zestawienie takich pozycji powinno być przeglądane cyklicznie — po miesiącach nikt nie pamięta, czego dotyczyły.
Nierozliczona zaliczka jest przy tym groźniejsza, niż wygląda: kontrahent uważa, że zapłacił, a w jego kartotece figuruje otwarta należność. W skrajnym przypadku uruchamia to monity albo wstrzymanie sprzedaży wobec klienta, który wpłacił pieniądze z góry. Dlatego listę zaliczek warto przeglądać razem z listą kontrahentów objętych blokadą po przekroczeniu limitu.
Zwrot zaliczki
Przy rezygnacji z zamówienia wymaga korekty dokumentu zaliczkowego i zwrotu środków. Sam zwrot pieniędzy bez korekty zostawia w księgach sprzedaż, do której nigdy nie doszło. Warto ustalić jedną ścieżkę: kto decyduje o zwrocie, kto wystawia korektę i kto wykonuje przelew — najczęściej są to trzy różne osoby i to właśnie przekazanie sprawy między nimi bywa miejscem, w którym korekta ginie.
Kiedy to się nie opłaca
Przy pojedynczych przedpłatach w miesiącu ręczne wystawienie dokumentu zajmuje kilka minut. Automatyzacja zaczyna mieć sens przy sprzedaży, w której przedpłata jest regułą: towar na zamówienie, długie terminy dostawy, wpłaty w ratach. Niezależnie od skali warto uzgodnić z biurem rachunkowym, jakie dokumenty i w jakiej postaci mają do niego trafiać, zanim pierwsza zaliczka zostanie wystawiona automatycznie.
