Wpłata jest w systemie, faktura też — brakuje połączenia między nimi. Wykonane ręcznie przy kilkuset przelewach miesięcznie, jest to praca na kilka dni w miesiącu.
Kolejność dopasowywania
- numer dokumentu w tytule — najpewniejszy sygnał,
- indywidualny rachunek wirtualny nadawcy,
- kwota zgodna z jedną nieopłaconą fakturą tego kontrahenta,
- numer rachunku nadawcy powiązany z kontrahentem z historii,
- brak dopasowania → kolejka ręczna.
Kolejność ma znaczenie, bo reguły bywają sprzeczne. Zgodność kwoty z inną fakturą tego samego kontrahenta nie może wygrać z numerem dokumentu wpisanym wprost w tytule. Reguła słabsza działa dopiero wtedy, gdy silniejsza nie dała wyniku — nigdy odwrotnie.
Co musi być gotowe wcześniej
Parowanie pracuje na danych z importu wyciągów bankowych: potrzebny jest pełny tytuł przelewu, numer rachunku nadawcy i identyfikator operacji. Po stronie sprzedaży — jednolita numeracja dokumentów i uporządkowana kartoteka kontrahentów, w której ten sam podmiot nie występuje trzy razy pod trzema zapisami nazwy. Bałagan w kartotece psuje parowanie skuteczniej niż jakakolwiek słaba reguła.
Wpłata zbiorcza
Kontrahent płaci jednym przelewem za pięć faktur. Kwota nie zgadza się z żadną pojedynczą, więc reguła oparta wyłącznie na kwocie zawiedzie. Potrzebne jest sprawdzanie sum kombinacji nieopłaconych dokumentów.
Zakres tego sprawdzania trzeba ograniczyć. Przy kilkudziesięciu otwartych dokumentach liczba możliwych sum rośnie lawinowo i zaczynają się trafienia przypadkowe — kwota się zgadza, ale zestaw faktur jest inny, niż zapłacił kontrahent. Rozsądny kompromis to kombinacje z niewielkiej grupy najstarszych dokumentów, a przy dużych kwotach — decyzja człowieka.
Wpłata częściowa
Wymaga rozstrzygnięcia, którą fakturę zaspokaja i w jakiej części. Domyślnie zwykle najstarszą, ale przy sporze o konkretny dokument reguła może się mylić. Warto, żeby system zapisywał, na jakiej podstawie zdecydował. Kontrahent, który zapłacił za jedną wskazaną fakturę, a wpłatę zaliczono mu na starszą, dostanie monit w sprawie, którą uważa za zamkniętą — i będzie miał rację.
Tytuł przelewu bywa bezużyteczny
„Zapłata", „faktura" albo puste pole to codzienność. Dlatego rachunki wirtualne i powiązanie po numerze rachunku nadawcy są cenniejsze niż jakakolwiek analiza tytułu. Analiza tytułu zostaje regułą pomocniczą: wyłuskaniem ciągu przypominającego numer dokumentu albo rozpoznaniem nazwy. Nie zbuduje się na niej całego mechanizmu, bo tytuł wpisuje człowiek po drugiej stronie i nikt nad tym nie panuje.
Czego nie parować automatycznie
Wpłat od nieznanych nadawców, kwot znacznie odbiegających od należności i przelewów z adnotacją o sporze. Automatyczne zamknięcie takiej sprawy ukrywa problem zamiast go rozwiązać. Osobno traktuje się też wpłaty otrzymane przed wydaniem towaru — to zaliczki i przedpłaty, które wymagają własnych dokumentów, a nie zamknięcia faktury.
Kiedy to się opłaca
Przy kilkunastu wpłatach miesięcznie ręczne parowanie zajmuje pół godziny i budowanie reguł nie ma sensu. Powyżej tej skali liczy się nie tylko czas: sparowana wpłata natychmiast zdejmuje należność z listy zaległości, dzięki czemu automatyczne przypomnienia o płatności nie trafiają do kontrahentów, którzy już zapłacili. Taki monit psuje relację mocniej, niż jakiekolwiek usprawnienie zdąży ją odbudować.
