Sprzedaż z odroczonym terminem klientowi, który nie zapłacił za poprzednie dostawy, powiększa problem. Blokada jest narzędziem, które ma temu zapobiec — o ile działa automatycznie.
Warunki uruchomienia
- przekroczenie limitu kredytowego,
- zaległość starsza niż ustalona liczba dni,
- określona liczba nieopłaconych dokumentów,
- brak reakcji na monity.
Warunki warto łączyć — sama kwota bez uwzględnienia wieku zaległości blokuje dużych klientów regulujących terminowo. Wysokość limitu i sposób liczenia jego wykorzystania to osobny temat, opisany w tekście o limitach kredytowych w sprzedaży B2B.
Co blokujemy
Nie zawsze całą sprzedaż. Możliwe są warianty pośrednie: sprzedaż wyłącznie za przedpłatą, blokada nowych zamówień przy realizacji już przyjętych albo wymóg akceptacji handlowca. Wariant z przedpłatą jest najłagodniejszy — nie zamyka współpracy, tylko zmienia jej warunki, i najczęściej to on wystarcza.
Osobno trzeba rozstrzygnąć, czy blokada obejmuje też serwis, części zamienne i realizację gwarancji. Wstrzymanie dostawy towaru jest zwykłym narzędziem handlowym, ale zatrzymanie usługi, od której zależy praca kontrahenta, bywa uznane za nadużycie i kończy się sporem droższym niż sama należność.
W którym momencie blokada działa
Najlepiej przy przyjmowaniu zamówienia. Blokada uruchamiana dopiero przy wystawianiu faktury zatrzymuje sprzedaż wtedy, gdy towar jest już skompletowany, a czasem wydany. Trzeba też zdecydować, co dzieje się z zamówieniami przyjętymi wcześniej: automatyczne wstrzymanie wysyłki bywa właściwe przy dużych kwotach, ale przy drobnych kosztuje więcej zamieszania, niż jest warte.
Uprzedzenie
Blokada, która zaskakuje kontrahenta w trakcie składania zamówienia, kosztuje relację. Informacja o zbliżaniu się do limitu wysłana wcześniej pozwala uregulować sprawę bez zgrzytu. Powiadomienie powinien dostać także handlowiec prowadzący klienta — inaczej dowie się o blokadzie od samego kontrahenta, w najgorszym możliwym momencie. Blokada jest ostatnim krokiem harmonogramu monitów, a nie zdarzeniem znikąd.
Zdejmowanie blokady
Powinno następować automatycznie po zaksięgowaniu wpłaty. Blokada zdejmowana ręcznie potrafi trwać dni po uregulowaniu należności — i wtedy to firma traci sprzedaż. Warunkiem jest sprawne parowanie wpłat z fakturami: dopóki przelew czeka w kolejce ręcznej, system uważa, że kontrahent nie zapłacił.
Wyjątki
Muszą być możliwe, ale zapisane: kto zdjął blokadę, kiedy i na jakiej podstawie. Wyjątki udzielane ustnie kończą się tym, że po roku nikt nie wie, dlaczego dany kontrahent kupuje mimo zaległości. Warto też nadawać im termin ważności, żeby jednorazowa zgoda nie stała się stanem trwałym.
Zapis wyjątków jest przydatny również dlatego, że pokazuje wzór. Jeśli ten sam handlowiec co miesiąc zdejmuje blokadę temu samemu klientowi, problemem nie jest blokada, tylko limit ustawiony w oderwaniu od rzeczywistej skali współpracy.
Kiedy blokady nie wprowadzać
Dopóki dane o rozrachunkach nie są pewne. Blokada oparta na niepełnych wpłatach zatrzyma sprzedaż dobrym klientom, a to kończy się wyłączeniem mechanizmu i powrotem do pilnowania z pamięci. Przy kilkunastu stałych odbiorcach, których sytuację zna się na bieżąco, sam przegląd zaległości raz w tygodniu bywa wystarczający.
