Sprzedaż z odroczonym terminem to kredyt udzielany kontrahentowi. Limit jest miarą ryzyka, które firma godzi się przyjąć — i powinien być pilnowany automatycznie.
Na czym oprzeć wysokość
- historia płatnicza u nas,
- obroty i ich regularność,
- staż współpracy,
- dane z wywiadowni gospodarczej,
- zabezpieczenia — gwarancja, ubezpieczenie należności.
Punktem wyjścia jest zwykle zwykła obserwacja: ile kontrahent u nas kupuje w typowym miesiącu i jak długo trwa cykl od wydania towaru do zapłaty. Limit powinien pokrywać ten cykl z zapasem, ale nie więcej — limit ustawiony „na wyrost, żeby nie przeszkadzał" przestaje być narzędziem kontroli i staje się liczbą w kartotece. Szerzej o źródłach danych pisze tekst o ocenie wiarygodności płatniczej kontrahenta.
Co wlicza się do wykorzystania
Nie tylko wystawione faktury nieopłacone, ale też zamówienia przyjęte i towar wydany, a jeszcze niezafakturowany. Limit liczony wyłącznie od faktur pokazuje zaniżone ryzyko.
Rozbieżność bywa duża zwłaszcza tam, gdzie fakturuje się zbiorczo raz w miesiącu. Przez większość okresu wydany towar nie ma jeszcze dokumentu, więc kartoteka pokazuje kontrahenta jako czystego, choć wisi na nim wartość kilku dostaw. To najczęstszy powód, dla którego limit „nie zadziałał".
Przekroczenie w trakcie zamówienia
Sprawdzenie powinno następować przy przyjmowaniu zamówienia, nie dopiero przy wystawianiu faktury. Wtedy jest jeszcze czas na przedpłatę zamiast na odmowę po skompletowaniu towaru. Sama informacja musi trafić do handlowca w formie zrozumiałej: ile wynosi limit, ile jest wykorzystane i co przekroczy próg — a nie sam komunikat o blokadzie. Praktyczną stroną wstrzymania sprzedaży zajmuje się tekst o blokadzie klienta po przekroczeniu limitu.
Przegląd limitów
Limit ustalony raz i niezmieniany przez lata przestaje odpowiadać rzeczywistości w obie strony: hamuje rosnących klientów i nie chroni przed pogarszającymi się. Cykliczny przegląd oparty na danych z systemu rozwiązuje to bez ręcznej analizy.
Przegląd nie musi obejmować wszystkich kontrahentów naraz. Wystarczy lista tych, u których coś się zmieniło: wzrosły obroty, wydłużyły się opóźnienia, pojawiły się pierwsze monity. Materiału dostarcza raport wiekowania należności zestawiony z obrotami z tego samego okresu.
Ubezpieczenie należności
Przy większych limitach bywa tańsze niż strata z jednej niewypłacalności. Wymaga jednak trzymania się limitów przyznanych przez ubezpieczyciela — a to kolejny powód, żeby pilnował ich system, nie pamięć handlowca. Sprzedaż powyżej przyznanego limitu zwykle pozostaje poza ochroną, więc informacja o dwóch progach, własnym i ubezpieczyciela, powinna być widoczna w jednym miejscu.
Kiedy limity są zbędne
Przy sprzedaży wyłącznie za przedpłatą albo gotówką nie ma czego pilnować. Nie ma też sensu budować rozbudowanego mechanizmu dla kilku stałych odbiorców, których sytuację zna się na bieżąco. Limity zaczynają się liczyć wtedy, gdy decyzję o odroczeniu podejmuje więcej niż jedna osoba i gdy nikt nie jest w stanie z pamięci wymienić, kto ile jest winien.
