Zanim wpłata zostanie powiązana z fakturą, musi w ogóle trafić do systemu. Sposób pobierania wyciągu decyduje o tym, jak świeże są dane i ile pracy zostaje człowiekowi.
Drogi pozyskania wyciągu
Plik pobierany ręcznie z bankowości elektronicznej — najprostsze i najbardziej zawodne, bo zależy od tego, czy ktoś pamiętał. Wyciąg wysyłany automatycznie na wskazany adres lub serwer. Połączenie bezpośrednie przez interfejs bankowy — dane dostępne w ciągu minut od zaksięgowania.
Wybór drogi jest w praktyce wyborem między kosztem uruchomienia a częstotliwością danych. Plik wysyłany automatycznie raz na dobę wystarcza tam, gdzie wpłaty przegląda się rano. Połączenie bezpośrednie ma sens tam, gdzie od zaksięgowania wpłaty zależy zwolnienie blokady albo wydanie towaru z magazynu.
Formaty
Banki udostępniają wyciągi w kilku formatach o różnej przydatności. Format ustrukturyzowany zawiera osobne pola dla kwoty, daty, nadawcy i tytułu. Wyciąg w postaci dokumentu do druku wymaga odczytu i jest źródłem błędów tam, gdzie najmniej można sobie na nie pozwolić.
Przed uruchomieniem warto pobrać kilkanaście wyciągów z różnych miesięcy i sprawdzić, czy układ pól jest stały. Banki zmieniają formaty, a import zbudowany na sztywnych pozycjach kolumn przestaje wtedy działać z dnia na dzień — najczęściej w tygodniu zamknięcia okresu.
Co musi być odczytane
- data operacji i data księgowania,
- kwota i waluta,
- nazwa i numer rachunku nadawcy,
- pełny tytuł przelewu,
- identyfikator operacji nadany przez bank.
Brak choćby jednego z tych pól przenosi pracę na kolejny etap. Bez pełnego tytułu nie da się wyłuskać numeru dokumentu, bez numeru rachunku nadawcy — powiązać wpłaty z kontrahentem, gdy tytuł nic nie mówi. Od kompletności tych danych zależy skuteczność parowania wpłat z fakturami. Waluta ma znaczenie nawet w firmie sprzedającej głównie w kraju, bo pojedynczy przelew zagraniczny wczytany bez tej informacji zaburza saldo; szerzej opisują to rozliczenia walutowe.
Powtórne wczytanie tego samego wyciągu
Zdarza się przy ręcznym pobieraniu i podwaja wpłaty. Identyfikator operacji nadany przez bank pozwala rozpoznać, że dana pozycja już jest w systemie — to jedyne pewne zabezpieczenie.
Drugim zabezpieczeniem jest zapis zakresu dat każdego wczytanego pliku. Pozwala zauważyć lukę, czyli dzień, którego nikt nie zaimportował. Luka bywa groźniejsza od duplikatu: duplikat widać na saldzie, a brakującej wpłaty nie widać wcale — faktura zostaje jako nieopłacona i trafia do monitów.
Rachunki wirtualne
Przypisanie każdemu kontrahentowi indywidualnego numeru rachunku sprawia, że nadawcę rozpoznaje się bezbłędnie, niezależnie od tego, co wpisał w tytule. To rozwiązanie usuwa większość problemów z parowaniem, zanim powstaną. Wymaga umowy z bankiem i jednorazowego rozesłania nowych numerów do kontrahentów — późniejsza obsługa nie różni się niczym od zwykłego rachunku.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku przelewach dziennie ręczne wczytanie pliku zajmuje chwilę i nie ma czego automatyzować. Import zaczyna mieć sens wtedy, gdy liczby pozycji na wyciągu nie da się już ogarnąć wzrokiem albo gdy od szybkiego rozpoznania wpłaty zależy wysyłka towaru. Jest za to najbezpieczniejszym pierwszym krokiem całego wdrożenia automatyzacji rozliczeń: pobiera dane i nie podejmuje żadnych decyzji, więc nie da się nim nic zepsuć.
