Zapotrzebowanie wynika z planu produkcji rozwiniętego przez struktury wyrobów. To rachunek, którego nie da się zrobić w pamięci.
Rozwinięcie struktury
Plan wyrobów zamieniony na listę materiałów i półproduktów. Przy strukturze wielopoziomowej robi się to warstwami: najpierw wyrób gotowy, potem półprodukty, na końcu surowce. Każda warstwa ma własny czas wykonania, więc ta sama pozycja bywa potrzebna w różnych momentach.
Rozwinięcie trzeba powtarzać po każdej istotnej zmianie planu. Wyliczenie zrobione raz na początku okresu opisuje stan, który zdążył się zdezaktualizować, a zamówienia złożone na jego podstawie trafiają obok potrzeb.
Jakość wyniku zależy wprost od tego, czy struktury wyrobu są aktualne. Sam rachunek jest zawsze poprawny, dane wejściowe bywają nie.
Co pomniejsza potrzebę
Stan magazynowy, zamówienia w drodze, materiał zarezerwowany dla innych zleceń. Pominięcie któregokolwiek daje zamówienie na wyrost. Osobno trzeba traktować materiał leżący fizycznie w hali, ale już wydany na zlecenie: figuruje w stanie, a dostępny nie jest.
Czas dostawy
Wyznacza moment zamówienia. Materiał sprowadzany z długim wyprzedzeniem planuje się inaczej niż dostępny z półki u lokalnego dystrybutora. Przy pozycjach o odległym terminie decyzja zapada, zanim zamówienie klienta w ogóle powstanie, i to jest normalne ryzyko, a nie błąd zaopatrzenia.
Partie zakupowe
Minimalne ilości i opakowania zbiorcze. Wyliczona potrzeba rzadko jest równa wielkości zamówienia. Zaokrąglenie w górę zamraża pieniądze, w dół zatrzymuje zlecenie. Reguła zaokrąglania powinna być zapisana przy kartotece materiału, nie w pamięci zaopatrzeniowca.
Zapas bezpieczeństwa
Przy materiałach krytycznych i o długim terminie. Brak jednego elementu zatrzymuje całe zlecenie. Nie ma sensu utrzymywać zapasu wszystkiego. Sens ma tam, gdzie dostawa jest długa albo niepewna, a materiał wchodzi do wielu wyrobów naraz.
Co jest potrzebne po stronie firmy
Cztery zbiory danych: struktury wyrobów, plan produkcji z terminami, stany magazynowe zgodne z rzeczywistością i kartoteki materiałów z czasem dostawy oraz wielkością opakowania. Trzy pierwsze zwykle w jakiejś postaci istnieją. Czwarty najczęściej trzeba uzupełnić ręcznie, bo czas dostawy bywa wiedzą handlowca, a nie polem w systemie.
Propozycja, nie automat
Lista do zatwierdzenia przez zaopatrzenie. Wiedza o zapowiedzianych podwyżkach i ryzyku dostaw zostaje przy człowieku. System liczy, człowiek decyduje. To rozgraniczenie warto utrzymać także wtedy, gdy wyliczenia okazują się bardzo dobre.
Gdzie to się rozjeżdża
Najczęściej na stanach. Jeśli magazyn produkcyjny nie odzwierciedla rzeczywistości, wyliczenie zapotrzebowania powiela błąd i to z nawiązką, bo powtarza go na każdym zleceniu. Drugim źródłem rozjazdu jest plan produkcji zmieniany częściej, niż aktualizowane są zamówienia zakupu. Kupuje się wtedy pod plan, którego już nie ma.
Kiedy wyliczanie nie jest potrzebne
Przy kilku wyrobach z krótkiej listy materiałów kupowanych od stałego dostawcy z bliskiego magazynu wyliczanie zapotrzebowania niewiele wnosi. Wystarczy poziom minimalny w kartotece i przegląd stanów. Rachunek zaczyna się opłacać, gdy materiałów są setki, terminy dostaw się różnią, a jeden surowiec wchodzi do wielu wyrobów jednocześnie.
