Magazyn w produkcji obsługuje trzy różne rzeczy: surowiec, produkcję w toku i wyroby gotowe. Każda rządzi się innymi zasadami.
Trzy magazyny
Surowce, produkcja w toku, wyroby gotowe. Prowadzenie ich razem uniemożliwia policzenie wartości zaangażowanej w produkcję. Rozdzielenie nie musi oznaczać trzech pomieszczeń. Wystarczy podział w ewidencji, o ile dokumenty przenoszą materiał między nimi w chwili, gdy przenosi się on fizycznie.
Wartość produkcji w toku bywa największą i najmniej znaną pozycją w firmie wytwórczej. Bez niej bilans magazynu nigdy się nie domknie, a różnicę tłumaczy się „ubytkami".
Wydanie na zlecenie
Materiał wychodzi z magazynu przypisany do konkretnego zlecenia produkcyjnego. Wydania zbiorcze rozmywają koszt. Wydanie powinno obejmować ilość, indeks, numer zlecenia i numer partii surowca, jeśli firma partie prowadzi. Cztery dane, które trzeba zebrać raz, w jednym momencie.
Kluczowe jest, kto wydaje. Magazyn otwarty, z którego każdy bierze sam, generuje rozjazd niezależnie od tego, jak dobry jest system. Alternatywą nie musi być magazynier na etacie, wystarczy zapis przy wyjściu, który zajmuje chwilę.
Magazyn przyprodukcyjny
Materiał wydany, ale jeszcze niezużyty. Jeśli nie jest ewidencjonowany, stany rozjeżdżają się przy każdej inwentaryzacji. To najczęściej pomijany element całej gospodarki materiałowej, bo formalnie materiał już zszedł ze stanu, a fizycznie leży przy maszynie i wygląda jak zapas.
Zwroty
Materiał niewykorzystany wraca na stan. Pominięcie tego zawyża koszt zlecenia i zaniża stan magazynu. Zwrot musi być równie prosty jak pobranie, inaczej nie będzie robiony. To jedna z częstszych przyczyn odchyleń wykrywanych przy rozliczaniu zużycia materiałów.
Przyjęcie wyrobu
Z ceną wynikającą z rozliczenia zlecenia, nie z szacunku. To ona trafia potem do kosztu sprzedaży. Przyjęcie po cenie planowanej jest dopuszczalne jako rozwiązanie tymczasowe, pod warunkiem że po zamknięciu zlecenia następuje korekta. Bez korekty planowana cena zostaje w księgach na stałe.
Partie i terminy
Przy surowcach z terminem przydatności albo wymogiem śledzenia pochodzenia magazyn prowadzi dodatkowo numery partii. To ten sam mechanizm, na którym opiera się identyfikowalność wyrobu, więc warto go uruchomić od razu, a nie dokładać później do działającej ewidencji.
Inwentaryzacja
Osobno dla każdego magazynu. Produkcja w toku jest przy tym najtrudniejsza i najczęściej pomijana. Spis warto robić w momencie, w którym na hali jest najmniej otwartych zleceń, bo każde otwarte zlecenie to materiał w drodze między stanami.
Kiedy podział jest zbędny
Przy krótkim procesie, w którym materiał wchodzi rano, a wyrób powstaje tego samego dnia, wydzielanie produkcji w toku niewiele wnosi. Podział zarabia na siebie tam, gdzie zlecenia trwają dłużej, a wartość materiału leżącego na hali jest istotna.
