Uprawnienia w starym systemie narosły przez lata. Przenoszenie ich jeden do jednego oznacza przeniesienie także wszystkich przypadkowych dostępów.
Nowy system zwykle i tak nie ma tych samych pozycji w konfiguracji, więc odwzorowanie jeden do jednego i tak jest niemożliwe. Skoro trzeba rozstrzygać od nowa, lepiej zrobić to według obowiązków niż według stanu zastanego.
Okazja do porządku
Migracja to najlepszy moment na przegląd. Zamiast odtwarzać stan zastany, warto zbudować role od nowa według rzeczywistych obowiązków.
Punktem wyjścia jest lista stanowisk, nie lista kont. Przy każdym stanowisku wypisuje się czynności: kto wystawia dokumenty sprzedaży, kto przyjmuje dostawy, kto widzi ceny zakupu, kto zmienia cennik, kto ma dostęp do rozrachunków. Dopiero z tego powstaje zestaw uprawnień.
Role zamiast uprawnień indywidualnych
Zestaw dostępów przypisany do stanowiska daje się utrzymać. Uprawnienia nadawane pojedynczo każdemu użytkownikowi rozjeżdżają się w ciągu roku.
Rola ma jeszcze jedną zaletę: przy zatrudnieniu nowej osoby nie trzeba zgadywać, co jej włączyć. Wyjątki indywidualne zdarzają się i to normalne, ale powinny być nieliczne i opisane, a nie stawać się regułą.
Konta, których nie warto odtwarzać
- osób, które już nie pracują,
- konta techniczne po nieistniejących integracjach,
- konta wspólne używane przez kilka osób,
- dostępy nadane na czas projektu zakończonego dawno temu.
Konta techniczne wymagają ostrożności. Zanim któreś zniknie, trzeba ustalić, czy nie korzysta z niego działająca wymiana danych ze sklepem albo z bankiem. Wyłączenie takiego konta objawia się zwykle następnego dnia, przy pierwszej nieudanej synchronizacji.
Konta wspólne
Migracja jest okazją, żeby je zlikwidować. Dopóki istnieją, nie da się ustalić, kto wykonał daną operację.
Ma to znaczenie praktyczne przy wyjaśnianiu błędów: kto zmienił cenę, kto skasował pozycję, kto poprawił dokument. Bez kont imiennych każda taka rozmowa kończy się domysłami. To samo dotyczy dostępu do danych osobowych w kartotece kontrahentów, gdzie zakres uprawnień powinien być rozstrzygnięciem świadomym.
Weryfikacja przez przełożonych
Dział informatyczny nie wie, kto czego potrzebuje. Lista dostępów przekazana kierownikom do potwierdzenia rozwiązuje to szybciej niż jakakolwiek analiza.
Listę wysyła się w formie czytelnej dla osoby nietechnicznej: nazwisko, stanowisko, co może zrobić. Zapis z nazwami opcji z konfiguracji wraca zwykle bez uwag, i to nie dlatego, że wszystko się zgadza.
Pierwszy dzień
Brakujące uprawnienie zauważone rano blokuje pracę. Warto mieć osobę dostępną wyłącznie do ich uzupełniania w pierwszych dniach.
Uprawnienia najlepiej sprawdzić wcześniej, na środowisku próbnym, przy okazji weryfikacji przez użytkowników. Wtedy w dniu przełączenia zostają pojedyncze przypadki, a nie cała lista. Braki wychwycone później opisuje tekst o tym, co sprawdzić po migracji.
