Przełączenie na nowy system — dzień zero
Dzień przełączenia jest jedynym momentem, w którym firma pracuje bez działającego systemu. Wszystko powinno być wtedy zaplanowane co do godziny.
Plan spisuje się wcześniej i drukuje. W trakcie nikt nie ma czasu na ustalenia, a zmęczenie po kilku godzinach robi swoje. Dobry plan mówi nie tylko, co się dzieje, ale też kto to robi i kto potwierdza, że etap się zakończył.
Zamrożenie danych
Od ustalonej godziny nikt nie wprowadza dokumentów do starego systemu. Bez tego migracja przenosi stan, który zmienia się w trakcie — i różnice są nie do odtworzenia.
Zamrożenie trzeba wymusić technicznie, nie tylko ogłosić. Wystarczy jedna osoba, która „szybko dopisze" zamówienie, żeby stany rozjechały się bez śladu. Osobno trzeba zatrzymać integracje: sklep, kurierów i wymianę z bankiem, bo one dopisują dokumenty same, bez udziału człowieka.
Harmonogram godzinowy
- zamrożenie i kopia bezpieczeństwa,
- ostatni eksport,
- przeniesienie i przetworzenie,
- kontrole liczbowe,
- sprawdzenie przez użytkowników,
- decyzja o kontynuacji,
- uruchomienie i odblokowanie pracy.
Czasy przy poszczególnych punktach biorą się z pomiaru na migracji próbnej, a nie z oszacowania. Do każdego etapu warto doliczyć zapas, bo opóźnienia się kumulują i to ostatnie punkty listy zawsze zostają skrócone.
Kryteria decyzji
Ustalone przed rozpoczęciem, nie w trakcie. Które rozbieżności dopuszczamy, a które oznaczają wycofanie. W zmęczeniu i pod presją terminu ta granica przesuwa się sama.
Kryteria powinny być liczbowe i jednoznaczne: salda rozrachunków zgodne co do grosza, liczba dokumentów zgodna, stany zgodne. Przy każdym punkcie nazwisko osoby, która potwierdza. Szczegóły wariantu awaryjnego opisuje tekst o planie wycofania migracji.
Punkt bez powrotu
Po pierwszym dokumencie wystawionym w nowym systemie powrót oznacza utratę pracy. Warto wiedzieć, kiedy ten moment następuje.
Dlatego decyzję o kontynuacji podejmuje się przed odblokowaniem pracy dla wszystkich, a nie po. Odwrotna kolejność zamienia decyzję w formalność, bo dokumenty już poszły do klientów.
Kto jest dostępny
Osoby odpowiedzialne za każdy obszar muszą być osiągalne. Migracja rozpoczęta w piątek wieczorem z zespołem nieosiągalnym do poniedziałku to plan z wbudowanym problemem.
Lista kontaktów jest częścią planu: kto odpowiada za magazyn, za rozrachunki, za sklep, za integracje. Przy każdym numer telefonu i zastępca.
Pierwsze dokumenty
Wystawione świadomie, przez osobę, która wie, na co patrzeć. To ostatnia kontrola przed dopuszczeniem wszystkich do pracy.
Sprawdzamy komplet: numerację, stawki, wydruk, zejście ze stanu i zapis rozrachunku. Dopiero potem zaczyna się okres obserwacji opisany w tekście o tym, co sprawdzić po migracji.
Komunikacja w trakcie
Zespół powinien wiedzieć z wyprzedzeniem, od której godziny nie pracuje i kiedy spodziewać się powrotu. To samo dotyczy klientów, jeśli okno obejmuje dzień roboczy albo działanie sklepu. Krótka informacja wysłana wcześniej zdejmuje większość telefonów, które inaczej trafiłyby do osób prowadzących migrację.
