Zakończenie migracji to nie moment uruchomienia, tylko chwila, w której przez kilka dni nic nieoczekiwanego się nie wydarzyło.
Okres stabilizacji warto zaplanować tak samo jak resztę projektu: kto sprawdza, co i kiedy. Inaczej kontrola sprowadza się do czekania na zgłoszenia, a część błędów nie zgłasza się sama — po prostu leży w danych do pierwszego zamknięcia okresu.
Pierwszy dzień
- czy da się wystawić każdy typ dokumentu,
- czy działają wydruki,
- czy integracje przenoszą dane,
- czy stany zgadzają się z rzeczywistością,
- czy wszyscy mają potrzebne uprawnienia.
Listę przechodzi się rano, zanim ruszy normalna praca. Przy dokumentach sprawdzamy nie tylko zapis, ale i skutki: zejście ze stanu, powstanie rozrachunku, poprawną numerację i stawki. Braki w dostępach domyka osoba wyznaczona zgodnie z ustaleniami o uprawnieniach i kontach użytkowników.
Pierwszy tydzień
Uzgodnienie sprzedaży i rozrachunków, sprawdzenie wydajności pod pełnym obciążeniem, weryfikacja raportów. Część problemów ujawnia się dopiero przy komplecie użytkowników.
W tym czasie wracają też sprawy nietypowe: korekty, zwroty, dokumenty do kontrahentów zagranicznych, sprzedaż w walucie. Każda z nich uruchamia inną ścieżkę i każda potrafi ujawnić błąd w mapowaniu, którego nie widać przy zwykłej sprzedaży.
Sklep i adresy
Jeśli migracja obejmowała sklep internetowy, przez pierwsze tygodnie obserwuje się adresy zwracające błąd i uzupełnia brakujące reguły. Zakres tej pracy opisuje tekst o migracji adresów i przekierowaniach.
Pierwsze zamknięcie okresu
Najpoważniejsza próba. Dopiero wtedy wychodzą różnice w rozrachunkach, brakujące dokumenty i błędy w mapowaniu typów. Warto zaplanować na ten moment wsparcie.
Warto też uprzedzić księgowość albo biuro rachunkowe, że to pierwsze zamknięcie po zmianie systemu. Wtedy różnice trafiają do wyjaśnienia od razu, zamiast czekać na kolejny miesiąc i mieszać się z nowymi.
Zgłoszenia jako wskaźnik
Liczba i rodzaj zgłoszeń mówi więcej niż jakikolwiek raport. Powtarzające się pytania wskazują braki w konfiguracji albo w przeszkoleniu.
Zgłoszenia warto zbierać w jednym miejscu, a nie w rozmowach na korytarzu. Wtedy widać, czy problem dotyczy jednej osoby, czy całego działu, i czy liczba zgłoszeń spada z dnia na dzień. Brak spadku po tygodniu oznacza, że czegoś nie domknięto.
Nie kasować starego systemu
Przez co najmniej kilka miesięcy, najlepiej do zamknięcia roku. Potrzeba sięgnięcia do starych danych pojawia się zawsze i zwykle później, niż ktokolwiek zakładał.
Stary system powinien wtedy działać w trybie tylko do odczytu, zgodnie z zasadami opisanymi przy pracy równoległej dwóch systemów. Zanim zniknie, warto odłożyć kopię bazy razem z informacją, czym ją otworzyć.
Kiedy uznać projekt za zamknięty
Wtedy, gdy przez pełny okres rozliczeniowy nie pojawiła się potrzeba sięgania do starego systemu poza wglądem w historię, a zgłoszenia dotyczą już tylko sposobu pracy, a nie danych. Do tego momentu warto trzymać otwartą listę spraw do domknięcia.
