Praca na dwóch systemach naraz jest uciążliwa i bywa jedynym sposobem bezpiecznego przejścia. Warunkiem jest jasny podział i krótki czas trwania.
Okres przejściowy nie jest oznaką nieudanej migracji. Jest normalnym elementem projektu i tak trzeba go traktować w harmonogramie: z datą początku, datą końca i przypisaną odpowiedzialnością.
Dwa modele
Podwójne wprowadzanie — te same dokumenty w obu systemach, z porównaniem wyników. Najbezpieczniejsze i najbardziej pracochłonne.
Podział obszarów — nowy system obsługuje sprzedaż bieżącą, stary pozostaje do wglądu w historię. Tańsze i wystarczające w większości przypadków.
Wybór zależy od tego, czego się obawiamy. Podwójne wprowadzanie chroni przed błędem w wyliczeniach nowego systemu, bo daje punkt odniesienia. Podział obszarów chroni przed utratą dostępu do danych i nic nie mówi o poprawności bieżących dokumentów.
Kiedy podwójne wprowadzanie
Przy dokumentach o skutkach finansowych i przez krótki czas — zwykle kilka dni. Dłużej zespół nie wytrzyma i zacznie pomijać jeden z systemów, co jest gorsze od braku równoległości.
Sens ma tylko wtedy, gdy ktoś rzeczywiście porównuje wyniki. Wprowadzanie do dwóch systemów bez zestawiania sum to podwójna praca bez korzyści. Porównanie robi się codziennie, na koniec dnia, na kilku liczbach: obrót, liczba dokumentów, stan wybranych towarów.
Jasny podział
Każdy musi wiedzieć, gdzie wprowadza dokument i skąd bierze dane. Niejasność kończy się dokumentami w obu systemach albo w żadnym.
Podział warto spisać jednym zdaniem na obszar i powiesić przy stanowiskach. Osobno trzeba rozstrzygnąć sprawy w toku: zamówienia przyjęte przed przełączeniem, dostawy w drodze i reklamacje bez zamknięcia. Ich obsługę ustala się z góry, bo to one generują najwięcej pytań w pierwszym tygodniu.
Uprawnienia w okresie przejściowym
Dostęp do starego systemu w tym czasie zwykle zawęża się do kilku osób. Warto przy okazji nie przenosić do nowego systemu wszystkich dawnych dostępów jeden do jednego — opisuje to tekst o uprawnieniach i kontach użytkowników po migracji.
Stary system tylko do odczytu
Po zakończeniu okresu przejściowego trzeba zablokować możliwość wystawiania. Inaczej zawsze znajdzie się ktoś, kto „na chwilę" wróci do starego.
Blokada nie oznacza wyłączenia. Dostęp do odczytu bywa potrzebny jeszcze długo, zwłaszcza gdy część historii świadomie została w starym systemie zgodnie z decyzją o zakresie migracji dokumentów historycznych.
Termin zakończenia
Ustalony z góry i egzekwowany. Praca równoległa bez daty końcowej trwa miesiącami i podwaja koszt obsługi.
Termin ustala się razem z datą przełączenia, a nie po fakcie. Przedłużenie powinno wymagać decyzji, tak samo jak jego skrócenie.
Koszt okresu przejściowego jest realny, choć rzadko liczony: podwójne wprowadzanie, dwa zestawy uprawnień, dwa miejsca do sprawdzenia przy każdym pytaniu klienta. Im dłużej trwa, tym bardziej rośnie ryzyko, że dokument powstanie tylko w jednym systemie i nikt tego nie zauważy.
