Historia dokumentów jest zwykle największym zbiorem danych i tym, który najbardziej komplikuje migrację. Warto zapytać, ile z niej naprawdę potrzeba.
Pytanie nie jest retoryczne. Odpowiedź „wszystko" bywa najdroższa i najrzadziej uzasadniona rzeczywistym użyciem. Zanim zapadnie decyzja, warto rozłożyć historię na zastosowania, bo każde z nich ma inny zasięg.
Do czego służy historia
- obsługa reklamacji i gwarancji,
- kontrole i wymogi przechowywania,
- analiza sprzedaży w czasie,
- rozrachunki nierozliczone,
- ustalenie warunków wcześniejszych transakcji.
Każde z tych zastosowań ma inny horyzont czasowy i inne wymagania co do szczegółowości.
Reklamacja potrzebuje pojedynczego dokumentu z pozycjami i numerem seryjnym. Analiza potrzebuje sum, nie pozycji. Kontrola potrzebuje dostępu, niekoniecznie w nowym systemie. Rozdzielenie tych potrzeb zwykle mocno skraca listę tego, co faktycznie trzeba przenieść.
Trzy warianty
Pełna migracja — wszystko w nowym systemie, najdroższa i najbardziej ryzykowna. Migracja częściowa — ostatnie lata plus wszystkie nierozliczone. Archiwum — stary system dostępny do odczytu, nowy zaczyna od zera.
Warianty da się łączyć. Częsty układ to dokumenty z ostatnich okresów w nowym systemie, dane zagregowane do analiz i archiwum na resztę. Kryteria wyboru granicy opisuje osobny tekst o tym, ile historii przenosić.
Archiwum bywa najlepsze
Zachowanie starego systemu w trybie do odczytu jest tańsze niż przenoszenie dziesięciu lat dokumentów i eliminuje ryzyko zniekształcenia danych. Wymaga jednak utrzymania środowiska i dostępu do niego.
Utrzymanie znaczy: działający komputer albo maszyna wirtualna, ważna licencja, konta dla osób, które będą zaglądać, i kopia bezpieczeństwa całości. Jeśli producent starego systemu już nie działa, dochodzi ryzyko, że po awarii nikt tego nie postawi ponownie — wtedy warto przeczytać o migracji z systemu bez wsparcia producenta i zawczasu wyciągnąć dane do formatu otwartego.
Co przenieść zawsze
Rozrachunki nierozliczone, dokumenty objęte gwarancją i sprawy w toku. Reszta podlega decyzji.
Do tej listy dochodzą zamówienia niezrealizowane, towar u klienta na próbę oraz dokumenty reklamacyjne bez zamknięcia. Sposób przeniesienia sald i powiązań opisuje tekst o migracji kontrahentów i rozrachunków.
Dane do porównań
Do analizy sprzedaży wystarczają zwykle dane zagregowane, bez pełnych dokumentów. To znacznie mniejszy zbiór i prostszy w przeniesieniu.
Agregat trzeba jednak przygotować świadomie: w jakim podziale, na jakim poziomie szczegółowości i w jakich kwotach. Zestawienie miesięczne po grupach towarowych i kontrahentach pokrywa większość pytań, które zadaje się o poprzednie lata.
Kiedy pełna migracja nie ma sensu
Przy dużej liczbie dokumentów i krótkim cyklu sprzedaży koszt przenoszenia wielu lat rzadko się zwraca. Do samego przeniesienia dochodzi bowiem weryfikacja, a sprawdzić trzeba każdy rok osobno — inne stawki, inna numeracja, inne słowniki. Jeśli do starych dokumentów sięga się kilka razy w roku, archiwum załatwia sprawę taniej.
