Ile historii przenosić przy zmianie systemu
„Przenosimy wszystko" brzmi bezpiecznie i zwykle jest najdroższą decyzją w całym projekcie. Warto ją podjąć świadomie, a nie odruchowo.
To rozstrzygnięcie należy do właściciela albo kierownika, nie do osoby technicznej. Wykonawca powie, co da się przenieść i ile to potrwa. Tego, co firmie naprawdę będzie potrzebne za trzy lata, nie wie nikt poza nią samą.
Koszt pełnej historii
Rośnie szybciej niż liniowo. Więcej danych to dłuższa migracja, więcej przypadków brzegowych, dłuższa weryfikacja i większe ryzyko, że coś przeniesie się błędnie.
Powód jest prosty: im dalej wstecz, tym bardziej dane odbiegają od dzisiejszych zasad. Zmieniały się stawki, numeracje, słowniki i sposób opisywania towarów. Każda taka zmiana to osobna reguła w mapowaniu struktur i osobny wątek do sprawdzenia.
Obowiązek przechowywania
Dokumenty księgowe podlegają ustawowym terminom. Obowiązek dotyczy jednak przechowywania, a nie tego, żeby leżały w nowym systemie — archiwum go spełnia.
To rozróżnienie bywa źródłem nieporozumień na spotkaniach projektowych. Argument „musimy to mieć" zwykle jest prawdziwy, ale nie oznacza „musimy to przenieść". Warianty dostępu do starych dokumentów opisuje tekst o migracji dokumentów historycznych.
Kryteria praktyczne
- okres gwarancji na sprzedawany asortyment,
- typowy cykl zakupowy klienta,
- zakres używany w analizach,
- termin nierozliczonych rozrachunków.
Najdłuższy z nich wyznacza rozsądną granicę.
Dwa pierwsze kryteria da się sprawdzić w danych, a nie tylko oszacować. Wystarczy zapytać system, jak stare dokumenty pojawiają się w bieżącej obsłudze reklamacji i po jakim czasie klient wraca po kolejny zakup. Odpowiedź bywa krótsza, niż podpowiada intuicja.
Granica ruchoma
Zamiast konkretnej daty warto przyjąć regułę: wszystkie dokumenty nierozliczone plus określona liczba lat wstecz. Reguła zachowuje sens niezależnie od terminu przełączenia.
To ma znaczenie praktyczne, bo terminy migracji się przesuwają. Reguła zapisana raz działa tak samo przy przełączeniu w maju i we wrześniu, a data wpisana na sztywno wymaga za każdym razem ponownego uzgodnienia i poprawek w skrypcie.
Odwrotu nie ma
Dołożenie starszej historii po uruchomieniu jest trudniejsze niż przeniesienie jej od razu — nowe dokumenty mają już nadaną numerację. Warto to uwzględnić przy decyzji.
Dlatego przy wątpliwościach lepiej przenieść nieco więcej, niż wynika z wyliczeń. Koszt dodatkowego okresu jest znany z góry, a koszt dokładania danych do pracującego systemu — nie.
Kiedy pełna historia ma sens
Gdy asortyment ma długie gwarancje, gdy analiza wieloletnia jest podstawą decyzji zakupowych albo gdy stary system trzeba wyłączyć w konkretnym terminie i nie da się utrzymać archiwum. W pozostałych przypadkach zwykle wygrywa wariant częściowy, bo daje ten sam efekt taniej i w krótszym oknie przełączenia.
