Migracja jest projektem, który firma przechodzi raz na kilka lat i za każdym razem od nowa. Doświadczenie z poprzedniej zwykle już wyparowało.
Warto zacząć od nazwania rzeczy. Migracja to nie kopiowanie plików z jednego programu do drugiego. To przełożenie sposobu, w jaki firma opisuje swoją pracę, na inny model danych. Część rzeczy przeniesie się automatycznie, część wymaga decyzji, a część zostanie w starym systemie na zawsze — i lepiej wiedzieć o tym na początku niż w dniu przełączenia.
Typowe powody
- zmiana systemu magazynowego na nowszą linię,
- przejście na inną platformę sklepową,
- połączenie dwóch firm i ich systemów,
- wycofanie oprogramowania przez producenta,
- wyjście poza możliwości dotychczasowego rozwiązania.
Każdy z tych powodów wyznacza inny zakres i inne ograniczenia. Wycofanie wsparcia przez producenta narzuca termin, ale zostawia swobodę w doborze następcy. Połączenie dwóch firm działa odwrotnie: termin bywa elastyczny, za to trzeba uzgodnić dwa słowniki, dwie numeracje i dwa sposoby nazywania tego samego towaru.
Co obejmuje migracja
Nie tylko dane. Trzeba przenieść także konfigurację, uprawnienia, integracje, szablony dokumentów i przyzwyczajenia zespołu. Ten ostatni element bywa najkosztowniejszy i najczęściej pomijany w planie.
Praktyczny sprawdzian jest prosty: wypisz wszystko, co z systemu wychodzi i co do niego wchodzi. Wydruk faktury, plik dla banku, wysyłka stanów do sklepu, zestawienie dla biura rachunkowego, etykiety przewoźnika. Każda z tych rzeczy to osobna pozycja do odtworzenia. Sama baza bywa mniejszym problemem niż otoczenie, które przez lata wokół niej narosło. Punktem wyjścia jest inwentaryzacja danych; bez niej zakres pozostaje zgadywanką.
Nie wszystko trzeba przenosić
Migracja jest jedyną naturalną okazją, żeby zostawić za sobą bałagan: nieużywane kartoteki, kontrahentów sprzed lat, wycofany asortyment. Przeniesienie wszystkiego „na wszelki wypadek" utrwala problemy na kolejne lata.
Największą pojedynczą decyzją jest zakres historii. Im dalej wstecz, tym więcej przypadków nietypowych i tym dłuższa weryfikacja wyniku. To rozstrzygnięcie biznesowe, nie techniczne — osobno opisuje je tekst o tym, ile historii przenosić.
Dwa systemy naraz
Przez pewien czas firma pracuje na obu. To normalne i trzeba to zaplanować, a nie traktować jak porażkę wdrożenia.
Zaplanować znaczy ustalić, co prowadzi się gdzie, kto o tym rozstrzyga i od kiedy stary system przechodzi w tryb tylko do odczytu. Praca równoległa bez daty końcowej potrafi ciągnąć się miesiącami i podwaja nakład pracy działu.
Termin
Nigdy w szczycie sezonu i nigdy na przełomie roku obrotowego. Najlepszy moment to okres najmniejszego natężenia sprzedaży, nawet jeśli oznacza to czekanie kilka miesięcy.
Do terminu trzeba doliczyć okres stabilizacji, a nie tylko sam dzień przełączenia. Uruchomienie tuż przed urlopem osoby, która jako jedyna zna konfigurację, jest planem z wbudowanym ryzykiem.
Kiedy migracja się nie opłaca
Jeśli obecny system działa, a jedynym powodem zmiany jest brak pojedynczej funkcji, zwykle taniej jest dołożyć rozszerzenie albo integrację niż przechodzić cały projekt. Migracja ma sens wtedy, gdy problem jest strukturalny: kończy się wsparcie producenta, model danych nie mieści sposobu pracy firmy albo utrzymanie starego rozwiązania kosztuje więcej, niż daje.
