Pierwszym zaskoczeniem każdej migracji jest odkrycie, ile danych żyje poza głównym systemem: w arkuszach, w skrzynkach pocztowych, w głowach ludzi.
Inwentaryzacja odpowiada na trzy pytania: co mamy, ile tego jest i w jakim jest stanie. Bez tych odpowiedzi nie da się ocenić pracochłonności ani ustalić kolejności działań. Robi się ją na początku, a wraca się do niej przez cały projekt — także po to, żeby po przeniesieniu porównać liczby.
Co policzyć
- liczbę kartotek towarowych, w tym nieużywanych,
- liczbę kontrahentów i tych z aktywną historią,
- liczbę dokumentów w podziale na lata,
- rozmiar plików: zdjęć, załączników, dokumentów,
- liczbę integracji i miejsc, z których dane wychodzą.
Liczby biorą się z gotowych zestawień w systemie albo z zapytań do bazy. Warto zapisać je razem z datą i sposobem liczenia. Inaczej po migracji nie da się rozstrzygnąć, czy różnica wynika z błędu przeniesienia, czy z tego, że ktoś liczył inaczej.
Dane poza systemem
Arkusze z cennikami, uzgodnienia w korespondencji, notatki handlowców, własne bazy w programach biurowych. Migracja jest okazją, żeby wciągnąć je do systemu — albo świadomie uznać, że zostają na zewnątrz.
Najprostszy sposób to obejść działy i zapytać wprost, z jakiego pliku ktoś korzysta codziennie. Zwykle wychodzi arkusz z rabatami, tabela terminów dostaw i lista kodów u przewoźnika. Każdy taki plik to albo pozycja do przeniesienia, albo świadoma decyzja, że pozostaje poza systemem i ktoś nadal będzie go utrzymywał ręcznie.
Zależności
Dokument wskazuje kontrahenta i towary, rozrachunek wskazuje dokument. Kolejność przenoszenia musi za tym podążać, inaczej powstaną odwołania donikąd.
Ta sama zasada dotyczy plików. Zdjęcie bez przypisania do produktu jest tylko plikiem na dysku, o czym mówi tekst o migracji zdjęć i plików. Zależności warto narysować, choćby na kartce — to najszybszy sposób na ustalenie właściwej kolejności etapów.
Jakość danych
Ile kartotek nie ma kodu, ile kontrahentów ma błędny numer identyfikacyjny, ile pozycji to duplikaty. Ta ocena decyduje, czy przed migracją potrzebny jest etap porządkowania.
Rozstrzygające jest to, czy braki dotyczą pól, po których nowy system dopasowuje rekordy. Jeśli tak, czyszczenie danych przestaje być opcją i staje się warunkiem rozpoczęcia. Braki w polach opisowych można uzupełniać później, już w nowym systemie.
Kto wie o danych
Zwykle jedna osoba wie, dlaczego dane pole zawiera to, co zawiera. Rozmowa z nią przed migracją oszczędza tygodni analizy.
Pytania warto zadawać konkretne: co oznacza skrót w nazwie grupy, dlaczego część kartotek nie ma producenta, czy pole opisowe nie zastępuje przypadkiem osobnej cechy. Odpowiedzi trafiają wprost do mapowania struktur i oszczędzają zgadywania na późniejszym etapie.
Kiedy wystarczy skrócona wersja
Przy małej bazie i jednym źródle danych pełna inwentaryzacja bywa przerostem formy. Wystarczy komplet liczb i lista integracji. Rozbudowany opis ma sens tam, gdzie systemów jest kilka, dane są rozproszone albo migracja obejmuje dwie łączone firmy.
