Nowa osoba bez dostępu do właściwych zasobów traci pierwszy tydzień na proszenie o uprawnienia.
Lista kontrolna
Konto, adres, dostęp do dysków zespołu, kalendarze, kanały komunikatora, listy adresowe. Spisana raz, wykonywana za każdym razem.
Lista powinna obejmować także rzeczy spoza pakietu: konto w systemie handlowym, dostęp do sklepu, do panelu przewoźnika, do narzędzi, z których korzysta dział. Warto dopisać sprzęt i telefon, bo to zwykle najdłuższy element. Lista mieści się na jednej stronie i ma jednego właściciela, inaczej nikt jej nie utrzymuje.
Uprawnienia ze stanowiska
Zestaw dostępów przypisany do roli, nie kompletowany od nowa dla każdej osoby. Skraca przygotowanie z zadania na kilka dni do kilku kliknięć.
Technicznie sprowadza się to do grup: handlowiec, magazyn, biuro, kadra kierownicza. Dodanie osoby do grupy nadaje wszystkie dostępy naraz, a usunięcie odbiera je równie szybko. Nadawanie uprawnień pojedynczo zawsze kończy się tym, że nikt nie wie, kto ma do czego dostęp, o czym mówi tekst o uprawnieniach i udostępnianiu na zewnątrz.
Przekazanie zadań
Dostęp do dokumentów poprzednika, jeśli zastępuje kogoś. To najczęściej pomijany element.
Problem pojawia się, gdy poprzednik trzymał dokumenty na dysku osobistym, a jego konto zostało już zlikwidowane. Wtedy przekazanie polega na odtwarzaniu, a nie na przekazaniu. Dlatego kolejność jest ważna: dane zabezpiecza się przy odejściu, a nie przy zatrudnieniu następcy.
Wprowadzenie w narzędzia
Krótkie, praktyczne, na przykładach z pracy. Nie zestawienie wszystkich funkcji pakietu.
Najlepiej działa przejście przez jeden pełny obieg typowej sprawy: skąd przychodzi, gdzie się zapisuje dokumenty, komu się odpowiada, gdzie się to odnotowuje. Reszta doczyta się sama. Warto pokazać, gdzie szukać pomocy, gdy nowa osoba utknie.
Zasady
Co wolno udostępniać na zewnątrz, gdzie zapisywać dokumenty, jak korzystać z komunikatora. Jedna strona.
Ta sama strona przydaje się wszystkim, nie tylko nowym. Warto na niej zapisać, czym różni się poczta od komunikatora zespołowego i czego się oczekuje poza godzinami pracy.
Sprawdzenie po tygodniu
Czy czegoś brakuje. Pytania nowej osoby są najlepszym testem kompletności procedury.
Odpowiedzi warto od razu dopisywać do listy kontrolnej. Po kilku takich rozmowach lista przestaje mieć luki, a przygotowanie stanowiska staje się czynnością rutynową. Symetrycznym elementem jest procedura odejścia pracownika — obie warto trzymać razem.
Kiedy nie warto tego formalizować
Przy zatrudnieniu raz na kilka lat rozbudowana procedura zdezaktualizuje się szybciej, niż zostanie użyta. Wtedy wystarczy prosta lista dostępów, uzupełniana przy każdym kolejnym przyjęciu. Sens formalizacji rośnie razem z rotacją i z liczbą narzędzi, do których trzeba nadać dostęp. Nie warto też przygotowywać stanowiska na zapas dla osób, które dopiero mają zostać zatrudnione, bo konto założone i nieużywane to koszt licencji oraz jedno więcej wejście do firmy, o którym nikt nie pamięta.
