Zaopatrzenie w hurcie decyduje o dostępności, marży i o tym, ile pieniędzy firma ma zamrożonych w towarze.
Punkt zamawiania
Stan, przy którym trzeba zamówić, żeby towar dotarł przed wyczerpaniem. Wyliczany, nie ustalany ręcznie. Składa się z przewidywanej sprzedaży w czasie dostawy i zapasu zabezpieczającego, którego wielkość zależy od tego, jak bardzo sprzedaż tej pozycji się waha. Pozycja o stabilnym zbycie potrzebuje mniejszego bufora niż taka, która raz stoi, a raz schodzi całą paletą.
Ograniczenia dostawcy
Minimalna wartość, opakowania zbiorcze, terminy składania zamówień. Propozycja musi je uwzględniać, inaczej zaopatrzeniowiec i tak poprawia ją ręcznie i szybko przestaje jej ufać. Te dane trzeba raz zebrać i zapisać przy dostawcy — sama historia zakupów ich nie pokaże. Zapisuje się też, którzy dostawcy prowadzą tę samą pozycję, bo przy braku u jednego decyzja przenosi się do drugiego.
Łączenie pozycji
Jedno zamówienie do dostawcy zamiast kilku. Optymalizacja pojedynczej pozycji podnosi koszt transportu. Jeśli do progu darmowej dostawy brakuje niewiele, opłaca się dobrać pozycje, które i tak będą potrzebne wkrótce. Odwrotnie też: dokładanie towaru wolno schodzącego tylko po to, żeby wypełnić minimum, zamienia oszczędność na transporcie w zamrożony kapitał.
Zmienny czas dostawy
Warto go mierzyć, nie przyjmować z deklaracji. Dostawca podający jeden termin i regularnie dostarczający znacznie później wymaga innego planowania niż taki, który trzyma się umowy. Pomiar jest prosty: różnica między datą złożenia zamówienia a datą przyjęcia dostawy, zbierana przez kilka miesięcy. Liczy się nie tylko wartość typowa, ale i rozrzut — nieprzewidywalny dostawca wymusza większy zapas zabezpieczający, co jest realnym kosztem współpracy z nim.
Historia braków
Sprzedaż w okresie, gdy towaru nie było, pokazuje zero. Prognoza liczona wprost z takiej historii zaniża zapotrzebowanie i utrwala brak. Okresy niedostępności trzeba oznaczać i wyłączać z podstawy wyliczeń. To jedna z najczęstszych przyczyn tego, że propozycje zamówień wydają się zaopatrzeniowcowi bezsensowne.
Propozycja, nie automat
System przygotowuje listę, zaopatrzeniowiec zatwierdza. Wiedza o zapowiedzianych podwyżkach, akcjach marketingowych odbiorcy czy planowanym otwarciu jego nowego punktu zostaje przy człowieku. Danych o tym nie ma w żadnej tabeli. Automat zamawiający bez akceptacji sprawdza się co najwyżej przy pozycjach o bardzo stabilnym zbycie i tanich w przechowaniu — wszędzie indziej jedna nietypowa sytuacja potrafi zapełnić magazyn.
Kiedy to się nie opłaca
Przy krótkiej kartotece i jednym dostawcy zaopatrzeniowiec ogarnia to z głowy, a wyliczenia niczego nie poprawią. Reguły zaczynają zarabiać przy wielu dostawcach, tysiącach pozycji i różnych czasach dostawy, gdy nikt nie jest w stanie przejrzeć całości przed każdym zamówieniem.
Miara
Udział propozycji przyjmowanych bez zmian oraz poziom braków przy niezmienionym zapasie. Jeśli propozycje są masowo poprawiane, to znak, że w regułach brakuje jakiegoś ograniczenia — zwykle po stronie dostawcy albo kartoteki. Uporządkowana kartoteka i indeksy dostawców są tu warunkiem wstępnym, a skutki decyzji zakupowych widać w zapasie i rotacji w hurcie. Osobnym przypadkiem jest zakup przedsezonowy, opisany przy sezonowości w hurcie.
