Ten sam towar ma inny symbol u każdego dostawcy i inny u każdego odbiorcy. Kartoteka musi to pogodzić.
Symbol własny
Jeden, stały, niezależny od dostawcy. To wokół niego buduje się wszystko pozostałe. Zmiana dostawcy nie może wymuszać zmiany symbolu, bo wtedy urywa się historia sprzedaży i zakupów danej pozycji. Symbol powinien być krótki i nadawany według jednej reguły, a nie tworzony doraźnie przez osobę, która akurat wprowadza nowy towar.
Indeksy dostawców
Przypisane do kartoteki, po kilka na pozycję. Bez nich każdy import cennika wymaga ręcznego dopasowywania. Dostawca przysyła plik ze swoimi symbolami i swoimi nazwami; jeśli powiązanie jest zapisane, aktualizacja cen zakupu przechodzi bez udziału człowieka. Jeśli go nie ma, ktoś porównuje pozycje wzrokowo — i przy każdej kolejnej aktualizacji robi to od nowa.
Kody kreskowe
Kilka na kartotekę, bo ten sam towar bywa oznaczany różnie. Producent zmienia opakowanie, dochodzi kod opakowania zbiorczego, część dostaw przychodzi z oznaczeniem importera. Trzymanie wszystkich wariantów przy jednej pozycji rozwiązuje to bez tworzenia duplikatów i pozwala pracować skanerem w magazynie. Warto przy okazji zapisać, ile sztuk mieści opakowanie zbiorcze — bez tego skan kartonu daje jedną sztukę zamiast pełnej ilości.
Duplikaty
Ten sam towar pod dwoma symbolami rozbija stany i historię. Sprzedaż wygląda na mniejszą, zapas na mniejszy, a prognoza liczona osobno dla obu pozycji jest podwójnie zła. Wykrywanie prowadzi się po kodzie kreskowym, po indeksie dostawcy i po podobieństwie nazwy — ta ostatnia metoda zawsze wymaga akceptacji człowieka, bo nazwy bywają mylące. Samo scalanie trzeba zaplanować: dokumenty historyczne wskazują na starą pozycję i muszą zostać przepięte.
Zamienniki
Powiązania między pozycjami zastępowalnymi. Przy braku towaru to one ratują zamówienie. Handlowiec widzi od razu, co można zaproponować, zamiast szukać w pamięci albo odsyłać klienta z niczym. Zamienniki warto oznaczać kierunkowo: nie zawsze zamiana działa w obie strony, bo droższa pozycja zastąpi tańszą, ale nie odwrotnie.
Czego potrzeba, żeby zrobić porządek
Eksportu kartoteki z systemu, cenników dostawców w postaci plikowej i osoby, która rozstrzygnie przypadki wątpliwe. Narzędzie proponuje pary do scalenia i braki do uzupełnienia, decyzję podejmuje człowiek. Przy dużej kartotece przegląd rozkłada się na kilka sesji — próba zrobienia tego za jednym razem zwykle kończy się porzuceniem tematu. Rozsądna kolejność to najpierw pozycje o największym obrocie, potem reszta. Leżaki i pozycje wycofane można zamknąć zbiorczo, zamiast poprawiać jedną po drugiej.
Porządek jako warunek
Wszystko dalsze — ceny, prognozy, integracje — opiera się na kartotece. Automatyczne przyjmowanie zamówień od klientów firmowych wymaga rozpoznania symboli odbiorcy, a kontrola marży opisana przy cenach i rabatach hurtowych — aktualnej ceny zakupu przy pozycji. Bałagan w danych towarowych wraca w każdym z tych miejsc, dlatego wymieniamy go wśród typowych błędów w hurcie. To pierwszy obszar do uporządkowania i najtańszy w przeliczeniu na późniejsze efekty.
