Zapas w hurcie jest największą pozycją majątku i największym miejscem, w którym firma traci pieniądze niezauważenie.
Zapas w dniach
Na ile dni sprzedaży wystarczy stan. Bardziej zrozumiałe niż wskaźnik rotacji i prowadzi do tych samych wniosków. Miara ma tę zaletę, że każdy w firmie rozumie ją bez tłumaczenia, a porównanie między pozycjami jest natychmiastowe. Liczy się ją z bieżącego stanu i przeciętnej sprzedaży z ostatnich miesięcy, z pominięciem okresów, gdy towaru fizycznie nie było.
Podział asortymentu
Pozycje szybkorotujące wymagają pilnowania dostępności, wolnorotujące — ograniczania zapasu. Jednakowe podejście jest zawsze kosztowne. W praktyce wystarczy podzielić kartotekę na kilka grup według udziału w obrocie i według regularności sprzedaży. Pozycja sprzedawana codziennie po trochu planuje się zupełnie inaczej niż taka, która schodzi raz na kwartał całą partią, choć obie mogą mieć podobny obrót roczny.
Koszt zamrożenia
Kapitał, miejsce, ryzyko przeterminowania i przecen. Policzony na pozycję zmienia decyzje zakupowe, bo dopiero wtedy widać, że rabat za większą partię bywa mniejszy niż koszt jej trzymania. Do rachunku wchodzi też towar, który nie zostanie sprzedany wcale — a przy asortymencie modowym, sezonowym czy z terminem ważności to nie jest przypadek brzegowy.
Zapas nadmierny
Towar wystarczający na wiele miesięcy sprzedaży. Zestawienie takich pozycji zwykle zaskakuje wielkością. Warto przy każdej dopisać, skąd się wzięła: zakup pod akcję, która nie wypaliła, rabat ilościowy, pomyłka w prognozie, odwołane zamówienie odbiorcy. Bez tej przyczyny lista wraca za rok w tym samym kształcie.
Spowolnienie rotacji
Zapowiada powstawanie zapasu trudnego do upłynnienia. Reakcja w tym momencie jest znacznie tańsza, bo towar jest jeszcze świeży, dostawca bywa gotów go przyjąć, a odbiorcy nadal o niego pytają. Wystarczy cykliczne zestawienie pozycji, których tempo sprzedaży spadło wobec własnej historii — nie wobec średniej całej kartoteki. Uzupełnia ono pracę nad zaopatrzeniem i zamówieniami do dostawców, gdzie te same dane służą do wyliczania punktu zamawiania.
Zapas a marża
Produkt o niskiej marży i wysokiej rotacji daje często więcej zysku rocznie niż wysokomarżowy leżak. To rachunek, który warto robić na poziomie pozycji, a nie grupy towarowej. Szerzej wątek marży opisuje tekst o konkurencji i marży w dystrybucji.
Warunek wiarygodności danych
Wszystkie te wyliczenia opierają się na stanach zgodnych z rzeczywistością. Jeśli w magazynie leży towar zapisany pod dwoma symbolami albo stan różni się od tego, co widać na regale, analiza rotacji będzie fałszywa. Dlatego porządek w ewidencji i praca opisana przy magazynie i kompletacji poprzedzają zabawę we wskaźniki.
Co daje się zautomatyzować, a co nie
Liczenie, sortowanie i wyłapywanie odchyleń robi się samo i można je dostarczać cyklicznie na skrzynkę osoby odpowiedzialnej za zakupy. Decyzja, co zrobić z leżakiem, zostaje przy człowieku: przecena, zwrot do dostawcy, sprzedaż wiązana, wycofanie z oferty. Automat nie wie, że pozycja stoi w magazynie, bo jest wymagana przez jednego dużego odbiorcę i trzyma się ją dla całości oferty. Takie wyjątki trzeba oznaczać w kartotece, żeby nie wracały w każdym zestawieniu.
