Po kilku latach działalności warunki cenowe odbiorców przypominają archeologię. Nikt nie pamięta, skąd wzięła się część rabatów.
Poziomy cen
Przypisane do odbiorcy, wynikające z kartoteki, a nie z pamięci handlowca. Kilka poziomów wystarcza w większości hurtowni: cena podstawowa i progi zależne od skali zakupów. Dopiero na tym opiera się reszta, bo rabat indywidualny zawsze liczy się od jakiejś bazy. Jeśli baza jest niejasna, ten sam rabat u dwóch handlowców daje dwie różne ceny.
Rabaty indywidualne
Z datą nadania, powodem i osobą zatwierdzającą. Bez tego po roku nie da się ich ocenić ani wycofać. Typowa sytuacja: rabat przyznany na jedną akcję obowiązuje nadal, bo nikt nie zapisał, że miał wygasnąć. Warto od razu wpisywać datę końca, nawet odległą — wtedy przegląd wymusza się sam.
Progi ilościowe
Informacja o progu widoczna przy zamówieniu realnie podnosi jego wielkość. Klient, który widzi, ile brakuje do kolejnego poziomu ceny, często dobiera towar. Bez tej podpowiedzi próg działa tylko wtedy, gdy odbiorca sam pamięta o jego istnieniu. Progi trzeba jednak ustawiać z głową: jeśli następny poziom jest w zasięgu przy niewielkim dobraniu towaru, upust zjada więcej marży, niż przynosi dodatkowa sprzedaż.
Reguła łączenia
Czy rabaty się sumują, czy obowiązuje najkorzystniejszy. Bez tej decyzji powstają transakcje poniżej kosztu — rabat odbiorcy nakłada się na promocję producenta i na upust za ilość. Regułę trzeba zapisać raz i egzekwować w systemie, bo przy ręcznym liczeniu każdy handlowiec rozstrzyga ją po swojemu. Osobno rozstrzyga się, co dzieje się z rabatem przy pozycjach promocyjnych i przy towarze z wyprzedaży — najczęściej wygodniej jest je z reguły wyłączyć.
Kontrola marży
Ostrzeżenie albo blokada przy sprzedaży poniżej progu. Najskuteczniejsze zabezpieczenie w całym obszarze. Warunkiem jest aktualna cena zakupu przy pozycji — jeśli w kartotece siedzi cena sprzed kilku dostaw, kontrola pokazuje marżę, której nie ma. Próg wyznacza się osobno dla grup towarowych, bo w hurcie różnice między nimi bywają duże, a jeden wspólny próg albo blokuje normalną sprzedaż, albo nie blokuje niczego.
Przegląd warunków
Raz w roku, z rentownością odbiorcy obok jego rabatu. Zwykle ujawnia kilka pozycji do renegocjacji. Zestawienie przygotowuje się z danych, które firma już ma: sprzedaż, marża po rabatach, koszt dostaw, terminy zapłaty. Sposób liczenia opisuje tekst o analizie rentowności klienta. Powolny spadek marży przy niezmienionym cenniku to osobny wątek, opisany przy konkurencji i marży w dystrybucji.
Kiedy nie warto tego automatyzować
Przy kilkunastu odbiorcach i jednym cenniku wystarczy arkusz i dyscyplina. Reguły w systemie mają sens tam, gdzie warunków jest tyle, że nikt nie trzyma ich w głowie, a zamówienia wpływają kilkoma kanałami. Warunkiem wstępnym pozostaje uporządkowana kartoteka i indeksy dostawców — na duplikatach żadna reguła cenowa nie zadziała poprawnie.
