Przeniesienie wszystkich dokumentów do nowego narzędzia daje nowe narzędzie pełne starego bałaganu.
Przegląd przed przeniesieniem
Które dokumenty są aktualne, które są duplikatami, które nikomu nie służą. Zwykle znaczna część nie nadaje się do przeniesienia.
Przegląd musi wykonać ktoś, kto zna proces, a nie osoba prowadząca projekt. Rozstrzygnięcie, czy procedura nadal obowiązuje, nie wynika z daty pliku ani z jego nazwy. Pełny spis miejsc, w których dokumenty leżą, zbiera tekst o źródłach wiedzy rozproszonych w firmie.
Nie wszystko naraz
Najpierw treści odpowiadające na najczęstsze pytania. Reszta w miarę potrzeby — część nigdy nie okaże się potrzebna.
Praktyczny sposób wygląda tak: przenosimy jeden obszar, uruchamiamy go i patrzymy, czego ludzie szukają. Dopiero wtedy decydujemy o kolejnym. Migracja zaplanowana jako jeden duży etap zwykle zatrzymuje się w połowie i zostaje w tym stanie na długo.
Podział na wpisy
Dokument o czterdziestu stronach warto rozbić na osobne zagadnienia. Przeniesiony w całości pozostanie równie nieużyteczny.
Podział daje trzy rzeczy naraz: wyszukiwanie wskazuje właściwe miejsce zamiast całego pliku, każdą część można przypisać innej osobie odpowiedzialnej, a zmiana w procesie dotyka jednego wpisu. Zasady grupowania opisuje tekst o strukturze bazy wiedzy.
Kiedy nie przenosić wcale
Gdy dokument żyje w systemie źródłowym i jest tam regularnie zmieniany. Wtedy lepiej indeksować go w miejscu, w którym leży, niż tworzyć kopię, która za miesiąc będzie mówić co innego. Ten sposób pracy opisuje tekst o bazie wiedzy opartej na istniejących dokumentach.
Okazja do uporządkowania
Migracja jest jedynym momentem, w którym ktoś czyta wszystko. Sprzeczności między dokumentami wychodzą wtedy i wtedy trzeba je rozstrzygnąć.
Warto się na to przygotować, bo rozstrzyganie zajmuje więcej czasu niż samo przenoszenie. Potrzebna jest osoba z prawem do decyzji w każdym obszarze i miejsce, w którym zapisuje się, jaka wersja obowiązuje i od kiedy. Bez tego sprzeczności wracają przy pierwszym przeglądzie.
Stare miejsce do zamknięcia
Dopóki dokumenty żyją w dwóch miejscach, aktualizowane są w jednym. Po przeniesieniu stara lokalizacja musi zostać zamknięta do odczytu.
To decyzja organizacyjna, nie techniczna, i zwykle najtrudniejsza w całej migracji. Ludzie wracają do znanego katalogu latami. Pomaga wyraźny komunikat w starym miejscu i termin, po którym przestaje ono być dostępne do zapisu.
Archiwum
Dokumenty nieprzenoszone warto zachować osobno. Usunięcie bywa nieodwracalne, a potrzeba pojawia się po latach.
Archiwum musi być jednak wyłączone z wyszukiwania w bazie wiedzy. Materiał zachowany na wszelki wypadek, który pojawia się w odpowiedziach obok treści obowiązujących, jest gorszy niż jego brak.
Co przygotować przed startem
Cztery rzeczy po stronie firmy. Spis miejsc, z których dokumenty będą pochodzić, wraz z dostępami. Osoby z prawem do rozstrzygania, która wersja obowiązuje, po jednej na obszar. Informację, których materiałów nie wolno kopiować ze względu na umowy z klientami albo dostawcami. Oraz decyzję, co się dzieje ze starą lokalizacją i kiedy.
Osobno warto sprawdzić formę plików. Skany i zdjęcia bez warstwy tekstowej wymagają wcześniejszego odczytu treści, a to osobny etap pracy, który trzeba uwzględnić w zakresie, zanim ktokolwiek zacznie przenosić dokumenty.
