Wielojęzyczna baza wiedzy jest zwykle bazą jednojęzyczną z nieaktualnymi tłumaczeniami. Rozstrzyga sposób utrzymania, nie samo tłumaczenie.
Jeden język źródłowy
Wersja wiodąca, w której powstają zmiany. Pozostałe wersje są od niej pochodne. Bez tej zasady wersje rozjeżdżają się nieodwracalnie.
Wybór języka wiodącego to decyzja organizacyjna. Zwykle jest nim ten, w którym pracuje zespół tworzący treść, a nie ten, w którym mówi największa grupa odbiorców. Jeśli poprawki zaczynają powstawać w dwóch wersjach naraz, po roku nie da się już ustalić, która wersja opisuje stan obowiązujący.
Tłumaczenie maszynowe
Dziś wystarczające dla treści wewnętrznych. Dla materiałów wychodzących do klientów wymaga sprawdzenia przez człowieka.
Granica przebiega tam, gdzie tekst rodzi zobowiązanie. Instrukcja obsługi systemu dla własnego zespołu może być przetłumaczona maszynowo i poprawiana w miarę potrzeby. Warunki gwarancji, opis procedury reklamacyjnej i wszystko, na co klient może się powołać, wymaga sprawdzenia przed publikacją.
Słownictwo firmowe
Nazwy produktów, terminy branżowe i utarte zwroty muszą być tłumaczone konsekwentnie. Lista terminów jest warunkiem, nie ułatwieniem.
Taką listę przygotowuje firma, nie tłumacz. Zawiera termin źródłowy, zatwierdzony odpowiednik w każdym języku i informację, czego nie tłumaczyć wcale — nazw własnych, oznaczeń modeli, symboli dokumentów. Bez niej ta sama rzecz w trzech wpisach nazywa się trzema słowami i nie znajdzie jej żadne wyszukiwanie.
Aktualizacja wersji
Zmiana w wersji źródłowej musi oznaczać wersje pochodne jako wymagające przeglądu. Bez tego po roku tłumaczenia opisują poprzedni stan.
To jedyny mechanizm, który naprawdę decyduje o jakości wielojęzycznej bazy. Wymaga powiązania wpisów między wersjami i widocznego oznaczenia, że tłumaczenie jest starsze niż oryginał. Rytm przeglądów opisuje osobno tekst o aktualności treści w bazie wiedzy.
Wyszukiwanie między językami
Pytanie zadane po polsku powinno znaleźć odpowiedź w dokumencie angielskim. Wyszukiwanie znaczeniowe to potrafi i bywa tańsze niż tłumaczenie całości.
To zmienia kolejność prac. Zamiast tłumaczyć całą bazę na zapas, można uruchomić wyszukiwanie działające na wszystkich wersjach i tłumaczyć wyłącznie te wpisy, których szukają ludzie mówiący innym językiem. Zasady doboru narzędzia zbiera tekst o wyszukiwaniu zamiast przeglądania.
Czego nie tłumaczyć
Treści dotyczących wyłącznie jednego rynku. Nie wszystko musi istnieć w każdej wersji.
Dotyczy to procedur zależnych od miejscowych przepisów, warunków współpracy z konkretnymi dostawcami i wszystkiego, co dotyczy jednego oddziału. Osobno trzeba potraktować dane produktowe, których w ogóle nie należy przepisywać do bazy — pisze o tym tekst o relacji bazy wiedzy i dokumentacji produktowej.
Kiedy to się nie opłaca
Gdy w drugim języku pracuje kilka osób, a treści jest kilkadziesiąt wpisów. Utrzymanie dwóch wersji kosztuje wtedy więcej niż doraźne tłumaczenie pojedynczego wpisu na żądanie. Druga wersja zaczyna mieć sens przy stałym zespole obsługującym rynek zagraniczny.
Wariant pośredni bywa najrozsądniejszy: jedna wersja treści, wyszukiwanie działające między językami i tłumaczenie na żądanie tych wpisów, po które ktoś faktycznie sięgnął. Utrzymanie kosztuje wtedy tyle co przy jednym języku.
