Każda firma ma dane, których standardowy system nie przewiduje. Zapisywane w polu uwag, są niewidoczne dla filtrów i zestawień.
Pole słownikowe kontra tekstowe
Pole z listą wartości daje się filtrować, grupować i zliczać. Pole tekstowe wypełniane swobodnie po roku zawiera dwadzieścia wariantów zapisu tej samej rzeczy. Reguła jest prosta: jeśli wartość będzie kiedykolwiek podstawą wyszukiwania, musi pochodzić ze słownika.
Tak samo traktuje się pola liczbowe i datowe — mają własny typ, więc dają się porównywać i sortować. Data ważności wpisana jako tekst nie pozwoli wyszukać towarów kończących termin w przyszłym miesiącu. To najczęstszy błąd przy pierwszym podejściu: wszystko ląduje jako tekst, bo tak jest najszybciej.
Gdzie umieścić
Cecha stała towaru należy do kartoteki. Informacja dotycząca konkretnej transakcji — do dokumentu. Umieszczenie cechy transakcyjnej w kartotece powoduje, że zmienia się wstecz dla całej historii.
Trzecim miejscem jest kartoteka kontrahenta: warunki współpracy, opiekun, sposób pakowania. Tu z kolei często ląduje informacja dotycząca jednej dostawy — i po pół roku nikt nie wie, czy to reguła, czy pamiątka po jednorazowym ustaleniu.
Ile pól
Każde dodatkowe pole to obowiązek jego wypełniania. Pola dodane „na wszelki wypadek” pozostają puste i mylą użytkowników. Lepiej zacząć od trzech naprawdę potrzebnych.
Wypełnianie
Pole wymagane, którego nikt nie wypełnia rzetelnie, generuje dane gorsze niż ich brak — bo wyglądają na wiarygodne. Warto ustalić, kto i w którym momencie je uzupełnia.
Najlepiej działa wypełnianie w chwili, w której informacja i tak jest pod ręką: cecha towaru przy zakładaniu kartoteki, dane transakcyjne przy wystawianiu dokumentu. Wracanie do uzupełniania zaległości jest pracą, której nikt nie wykonuje dobrowolnie.
Jak pola trafiają do procesu
Samo pole niczego nie zmienia. Efekt daje dopiero to, co się z niego czyta: kontrola przy wystawianiu dokumentu, filtr w zestawieniu, warunek w automacie. Jeśli pole jest wypełniane często, warto je pokazać tam, gdzie pracownik już patrzy — czyli na własnym ekranie, a nie w zakładce, do której nikt nie zagląda.
Wykorzystanie w zestawieniach
Dodatkowe pola mają sens, gdy trafiają do raportów. Jeśli po pół roku nikt nie zbudował na nich żadnego zestawienia, prawdopodobnie nie były potrzebne.
Dlatego warto zacząć od docelowego raportu. Jeśli ma pokazywać sprzedaż w podziale na segmenty klientów, potrzebne jest jedno pole słownikowe na kartotece kontrahenta i nic więcej. Projektowanie od raportu wstecz oszczędza połowę pól.
Aktualizacje i migracja
Pola dodane przez dodatek żyją poza standardem systemu, więc trzeba je sprawdzać po aktualizacjach i uwzględniać przy przenoszeniu danych. Przy przejściu na nowszą linię systemu dane z pól własnych nie migrują same. Wykaz tych pól wraz z opisem, do czego służą, powinien być częścią dokumentacji, a nie wiedzą jednej osoby.
