Walidacje przy wystawianiu dokumentów
Najtańsza poprawka błędu to ta, która nie pozwala mu powstać. Walidacja w momencie wystawiania dokumentu kosztuje sekundę, a naprawa skutków — godziny.
Co warto sprawdzać
- sprzedaż poniżej ustalonej marży,
- przekroczenie limitu kredytowego kontrahenta,
- brak wymaganych danych do dokumentu,
- rabat powyżej uprawnień handlowca,
- towar wymagający dodatkowej zgody,
- niezgodność jednostki miary z typową dla towaru.
Lista dla konkretnej firmy powstaje najszybciej z przeglądu korekt z ostatnich miesięcy. Każda korekta ma przyczynę, a przyczyna powtarzająca się to gotowy kandydat na regułę.
Skąd system bierze dane do reguły
Reguła może korzystać wyłącznie z tego, co jest zapisane w systemie w momencie wystawiania dokumentu. Sprawdzenie marży wymaga rzetelnych cen zakupu, sprawdzenie limitu — aktualnych rozrachunków. Jeśli dane są niepełne, walidacja albo nie zadziała, albo zacznie zgłaszać fałszywe alarmy. Bywa więc, że pierwszym krokiem nie jest kod, tylko uporządkowanie kartotek. Część informacji trzeba dopiero gdzieś zapisać — wtedy potrzebne są własne pola i słowniki.
Blokada czy ostrzeżenie
Blokada zatrzymuje sprzedaż, więc rezerwuje się ją dla przypadków, w których błąd jest pewny. Ostrzeżenie z koniecznością potwierdzenia sprawdza się tam, gdzie sytuacja bywa uzasadniona. Twardą blokadę stosuje się zwykle przy limitach kredytowych i przy towarach, których nie wolno wydać bez zgody.
Zbyt wiele komunikatów
Ostrzeżenia pojawiające się przy co drugim dokumencie przestają być czytane i klika się je odruchowo. Wtedy przestają chronić — a fałszywe poczucie kontroli jest gorsze od jej braku.
Dlatego reguły wprowadza się pojedynczo i obserwuje, jak często się uruchamiają. Reguła odzywająca się przy większości dokumentów jest źle ustawiona albo opisuje normalny stan rzeczy. Zdarzenia, które nie muszą zatrzymywać pracy, lepiej zbierać jako powiadomienia przeglądane raz dziennie.
Kto może pominąć
Uprawnienie do przejścia mimo ostrzeżenia powinno być przypisane konkretnym rolom i zostawiać ślad. Bez zapisu nie da się później ustalić, kto podjął decyzję. Sam ślad powinien zawierać, czego dotyczyło ostrzeżenie i jaka była wartość graniczna — po miesiącu sama informacja o pominięciu niczego nie wyjaśnia.
Komunikat musi mówić, co zrobić
„Operacja niedozwolona” zmusza do szukania pomocy. „Rabat 15% przekracza Twój limit 10% — potrzebna zgoda przełożonego” rozwiązuje sprawę bez telefonu.
Zasada jest prosta: komunikat podaje, co jest nie tak, jaka jest granica i kto może to odblokować. Trzy informacje w jednym zdaniu wystarczą, żeby osoba przy stanowisku sama doprowadziła sprawę do końca.
Kiedy walidacja nie pomoże
Gdy błąd polega na wpisaniu poprawnej wartości w niewłaściwym miejscu — system nie ma jak tego wykryć. Gdy reguła zależy od okoliczności, których w systemie nie ma. I gdy zespół jest tak mały, że każdy dokument i tak przechodzi przez jedną osobę. Wtedy taniej jest ustalić zasadę niż ją zaprogramować.
