Limit kredytowy pilnowany w arkuszu albo w pamięci handlowca nie jest limitem. Dopiero wbudowany w moment wystawiania dokumentu zaczyna działać.
Moment sprawdzenia
Najlepiej przy przyjmowaniu zamówienia, a nie dopiero przy fakturze. Wtedy jest jeszcze czas na przedpłatę zamiast na odmowę po skompletowaniu towaru.
Sprawdzenie warto powtórzyć w kilku punktach łańcucha: przy przyjęciu zamówienia, przed kompletacją i przy wystawianiu faktury. Sytuacja kontrahenta zmienia się między nimi, a każdy z tych momentów daje inną możliwość reakcji. Przy automatycznym wystawianiu dokumentów powiązanych kontrola musi działać także wtedy, gdy dokument tworzy system, a nie człowiek.
Co wchodzi do wykorzystania limitu
Nieopłacone faktury, wydania jeszcze niezafakturowane oraz przyjęte zamówienia. Limit liczony wyłącznie od faktur pokazuje zaniżone ryzyko i traci sens.
Do rozstrzygnięcia zostaje jeszcze kilka rzeczy: czy liczyć zamówienia niepotwierdzone, jak traktować faktury sporne, co z zaliczkami. Każda z tych decyzji zmienia wynik, więc musi zapaść przed uruchomieniem i zostać spisana. Inaczej po kwartale nikt nie odtworzy, dlaczego system pokazywał akurat taką kwotę.
Warianty reakcji
- ostrzeżenie z możliwością kontynuacji,
- wymóg zgody przełożonego,
- sprzedaż tylko za przedpłatą,
- pełna blokada wystawiania dokumentów.
Wariant powinien zależeć od skali przekroczenia i historii kontrahenta, nie być jeden dla wszystkich.
Termin, nie tylko kwota
Limit kwotowy nie wyłapuje kontrahenta, który mieści się w kwocie, ale płaci po terminie. Druga kontrola dotyczy więc należności przeterminowanych: ile ich jest i od ilu dni. Dopiero obie razem opisują ryzyko. Kontrahent bez zaległości i z pełnym wykorzystaniem limitu jest w zupełnie innej sytuacji niż taki z jedną fakturą przeterminowaną o dwa miesiące.
Zdejmowanie blokady
Automatycznie po zaksięgowaniu wpłaty. Blokada zdejmowana ręcznie potrafi trwać dni po uregulowaniu — i wtedy firma traci sprzedaż z własnej winy.
Warunkiem jest, żeby wpłaty trafiały do systemu na bieżąco. Jeśli wyciąg wczytywany jest raz w tygodniu, blokada i tak będzie zdejmowana z tygodniowym opóźnieniem, a problem leży wtedy poza dodatkiem.
Ślad decyzji
Każde pominięcie blokady musi zostawiać zapis: kto, kiedy i na jakiej podstawie. Bez tego po kwartale nikt nie wie, dlaczego kontrahent z zaległościami dostał kolejną dostawę.
Ten sam zapis przydaje się do przeglądu okresowego: kto pomija blokady najczęściej, przy jakich kontrahentach i czym się to kończy. To materiał na rozmowę o zasadach, a nie o pojedynczych przypadkach.
Jak informować
Komunikat powinien podawać kwotę limitu, aktualne wykorzystanie i to, co składa się na wynik. Zasady dobrego komunikatu opisujemy przy walidacjach przy wystawianiu dokumentów. Osobno warto wysyłać powiadomienie do opiekuna handlowego, gdy kontrahent zbliża się do limitu — wtedy jest jeszcze czas na rozmowę zamiast na odmowę.
Kiedy to się nie opłaca
Przy sprzedaży wyłącznie za przedpłatą albo za pobraniem limit nie ma zastosowania. Przy kilku stałych odbiorcach, których właściciel zna osobiście, kontrola w systemie niewiele doda. Mechanizm zaczyna mieć sens, gdy decyzje o wydaniu towaru podejmuje kilka osób i żadna nie ma pełnego obrazu rozrachunków.
