Nie każdy problem zgłaszany jako brak funkcji jest problemem systemu. Część wynika ze sposobu pracy, którego dodatek nie naprawi, tylko utrwali.
Pytania przed zamówieniem
- Czy funkcja istnieje w standardzie, tylko nikt jej nie zna?
- Ile osób i ile razy dziennie wykonuje tę czynność?
- Czy proces jest sensowny, czy tylko utrwalony?
- Co się stanie, jeśli po prostu przestaniemy to robić?
- Czy problem wynika z bałaganu w danych?
Te pytania warto zadać razem z osobami wykonującymi czynność, nie zamiast nich. Zwykle okazuje się wtedy, że część kroków istnieje dlatego, że kiedyś czegoś zabrakło, a sytuacja dawno się zmieniła.
Automatyzacja złego procesu
Sprawia, że zły proces działa szybciej i trudniej go zmienić. Zanim powstanie dodatek, warto sprawdzić, czy czynność w ogóle jest potrzebna — część procedur trwa, bo nikt ich nie zakwestionował.
Test jest prosty: gdyby czynność trzeba było wytłumaczyć komuś od zera, czy dałoby się uzasadnić każdy jej krok? Kroki, których nie da się uzasadnić, znikają — i część zgłoszeń kończy się na tym etapie, bez wydawania złotówki.
Bałagan w danych
Dodatek nałożony na nieuporządkowane kartoteki powiela bałagan szybciej, niż robił to człowiek. Porządek w danych jest tańszy i daje efekt niezależnie od dalszych decyzji.
Objawy są rozpoznawalne: ten sam towar w kilku kartotekach, kontrahent wpisany trzy razy, ceny utrzymywane w arkuszu obok systemu. W takiej sytuacji pierwszym zadaniem jest porządek, a dopiero potem rozmowa o narzędziach.
Kiedy dodatek jest właściwy
Gdy proces jest sensowny, powtarzalny, wykonywany często, a jego ręczne wykonanie jest źródłem błędów. Wtedy koszt zwraca się szybko i mierzalnie.
Typowe przykłady to operacje wykonywane na wielu pozycjach naraz oraz sytuacje, w których dane do decyzji trzeba zbierać z kilku miejsc — wtedy pomaga własny ekran. W obu przypadkach reguła jest znana i powtarzalna, a to warunek, żeby dało się ją zapisać.
Trzecia droga: zmiana ustawień
Między zmianą procesu a nowym rozszerzeniem jest jeszcze konfiguracja: uprawnienia, serie dokumentów, cenniki, gotowe zestawienia. Część zgłoszeń kończy się na tym poziomie i jest to najtańsze możliwe rozwiązanie. Sprawdzenie standardu jest zresztą jednym z kroków wdrożenia dodatku.
Rachunek
Czas czynności razy liczba wykonań razy stawka, porównane z kosztem wykonania i utrzymania. Jeśli różnica jest niewielka, zwykle lepiej zmienić proces.
Po stronie kosztów trzeba uwzględnić utrzymanie: sprawdzanie po aktualizacjach, poprawki, czas własnych osób na testy. Po stronie korzyści liczy się nie tylko czas, ale i koszt błędów — korekty, zwroty, wyjaśnienia z kontrahentem. Bywa, że to one przeważają rachunek, choć trudniej je zmierzyć niż minuty.
Kiedy odpowiedź brzmi: nic nie robić
Jeśli czynność wykonywana jest rzadko, zajmuje kwadrans i nikomu nie przeszkadza, najlepszym wyjściem bywa zostawienie jej w spokoju. Nie każda ręczna praca jest problemem do rozwiązania.
